Tot ce trebuie să știți pentru a utiliza Breakout Rooms în Microsoft Teams
Breakout Rooms au acoperit o călătorie destul de mare ca parte a experienței de întâlnire virtuală, trecând de la o raritate la o caracteristică esențială. Indiferent dacă sunteți o echipă de la distanță care dorește să facă brainstorming pentru idei în grupuri sau un profesor care dorește ca elevii să lucreze la teme de grup în timpul orei, sălile de grup sunt acolo pentru tine.
Microsoft Teams, de asemenea, a adăugat o caracteristică oficială a camerelor de evaziune la arsenalul lor. Nu mai trebuie să te mulțumești cu sălile improvizate. Canalele deghizate în camere de evaziune a fost un hack inteligent, dar acum este timpul să îmbrățișăm lucrul real. Caracteristica săli de lucru din Microsoft Teams face uimitor de ușor să conduci și să gestionezi sesiunile sălilor de lucru într-o întâlnire.
Crearea de săli de lucru
Doar gazdele/organizatorii întâlnirilor pot crea și modera săli de lucru în Microsoft Teams.
Notă: În prezent, funcționalitatea Breakout Room este disponibilă numai în aplicația desktop pentru sistemele Windows și Mac.
Începeți o întâlnire și accesați bara de instrumente pentru întâlnire din partea de sus a ecranului. Apoi, faceți clic pe opțiunea „Breakout Rooms”.
Va apărea o fereastră mică pentru crearea sălilor de lucru. Mai întâi, selectați numărul de camere pe care doriți să le aveți din meniul derulant. Puteți avea maximum 50 de săli de lucru în echipe.
Apoi, selectați dacă doriți să alocați automat participanții sălilor de grup sau manual. Dacă selectați automat, echipele vor împărți în mod egal participanții în sălile de grup la întâmplare. Pentru a exemplifica, dacă există 6 participanți alți participanți decât dvs. și 3 săli de grup, se va aloca 2 persoane pentru fiecare cameră.
Dacă alegeți manual, va trebui să atribuiți individual fiecare participant la o sală de grup.
Notă: Acesta este singurul moment în care puteți alege să atribuiți automat persoane sălilor de grup. Odată ce alegeți manual, singurul mod în care obțineți o refacere este prin recrearea camerelor de la zero. Dar dacă alegeți să atribuiți persoane automat, puteți să le atribuiți manual dintr-o cameră în alta.
În cele din urmă, faceți clic pe „Creați camere”.
Atribuirea manuală a persoanelor
Când alegeți să atribuiți persoane automat, nu mai rămâne nimic de făcut decât să începeți să utilizați camerele. Dar atunci când alegeți altfel, adică manual, sarcina de a aloca persoane în camere rămâne încă înainte să puteți utiliza camerele.
Panoul camerei de lucru va apărea în partea dreaptă a ecranului. Faceți clic pe opțiunea „Atribuiți participanți”.
Lista participanților disponibili pentru a fi atribuiți va apărea sub opțiune. Selectați toți participanții pe care doriți să-i alocați aceleiași camere și faceți clic pe butonul „Atribuiți”.
Notă: Persoanele care se alătură întâlnirii utilizând dispozitive PTSN sau Teams nu pot fi alocate sălilor de grup în prezent. Puteți folosi întâlnirea principală ca o sală de lucru pentru ei.
Va apărea lista de camere. Selectați camera pentru persoanele pe care le-ați selectat și acestea vor fi alocate acelei camere. Repetați pașii de mai sus până când toți participanții sunt repartizați în sălile lor respective.
Utilizarea camerelor de lucru
Ori de câte ori sunteți gata să mutați participanții în săli, faceți clic pe opțiunea „Start Rooms”. Acest lucru îi va muta automat pe toți participanții în sălile alocate.
De asemenea, puteți începe camerele individual. Du-te în acea cameră și treci cu mouse-ul pe ea. Va apărea pictograma „Mai multe opțiuni” (meniu cu trei puncte); apasa pe el. Apoi, selectați „Open Room” din meniu.
Puteți deschide și închide sălile de grup de câte ori doriți în timpul unei întâlniri.
Aderarea la o cameră de lucru
Gazda întâlnirii nu face parte din nicio sală de lucru, dar se poate alătura oricărei săli oricând dorește. Pentru a vă alătura unei săli și a interacționa cu participanții, faceți clic pe pictograma „Mai multe opțiuni” de lângă sala respectivă și selectați „Alăturați-vă camerei” din meniu.
Pentru a reveni la întâlnire, faceți clic pe butonul „Ieși”. Vă va întoarce automat la întâlnire.
De fiecare dată când reveniți la întâlnirea principală dintr-o sală de lucru, întâlnirea este în așteptare. Este adevărat atât pentru organizator, cât și pentru participanți. Faceți clic pe butonul „Reluați” pentru a continua întâlnirea de la capăt. Puteți sări între toate camerele în mod similar.
Redenumirea unei camere
Există câteva setări implicite în Microsoft Rooms pentru Breakout Rooms pe care le puteți modifica. Una dintre ele fiind numele camerelor. În mod implicit, camerele sunt denumite Cameră 1, Cameră 2 și așa mai departe. Pentru a redenumi o cameră, accesați „Mai multe opțiuni” și selectați „Redenumiți camera” din meniu.
Apoi, introduceți noul nume și faceți clic pe „Redenumiți camera” pentru a salva modificările. Redenumirea camerelor în ceva mai ușor de recunoscut facilitează moderarea acestora.
Trimiterea unui anunț către camere
În calitate de moderator, puteți trimite anunțuri către sălile de lucru, cum ar fi, să oferiți actualizări de timp, să partajați sugestii pentru discuții, idei, resurse utile etc.
Accesați „Mai multe opțiuni” în partea de sus a „Breakout Rooms” și selectați „Fă un anunț” din meniu.
Apoi introduceți mesajul și faceți clic pe butonul „Trimite”.
Participanții din sălile de lucru vor putea citi anunțul din chat. Chatul din Breakout Rooms este disponibil și după întâlnire în lista principală de chat Teams.
Închiderea Camerelor
Puteți închide toate camerele simultan sau puteți închide camere individuale.
Faceți clic pe „Închide sălile” pentru a închide simultan toate sălile de lucru.
Pentru a închide o singură cameră, mergeți la cameră și faceți clic pe „Mai multe opțiuni”. Apoi selectați „Închide camera” din meniu.
După revenirea la întâlnirea principală, toată lumea trebuie să reia întâlnirea din așteptare.
Notă: Dacă doriți să încheiați întâlnirea principală, este important să închideți mai întâi sălile de lucru. Dacă nu o faceți, întâlnirea sălilor de lucru va continua.
Setari aditionale
Dezactivarea intrării automate în camere: În mod implicit, sălile de lucru din Microsoft Teams sunt configurate astfel încât, de îndată ce porniți o sală, participanții sunt mutați automat în sală. Dar dacă nu doriți intrarea automată, puteți dezactiva această setare. Când setarea este dezactivată, participanții primesc, în schimb, un mesaj prin care le cere să se alăture camerei de grup atunci când o deschideți. Ei decid apoi când să se alăture camerei făcând clic pe butonul „Alăturați-vă”.
Pentru a dezactiva această setare, accesați panoul Breakout Rooms și faceți clic pe „Mai multe opțiuni”. Apoi, selectați „Setări camere” din meniu. Puteți accesa setările camerei numai când camerele sunt închise.
Apoi, dezactivați comutatorul pentru „Mutați automat oamenii în camere”.
Permiteți participanților să se întoarcă la întâlnirea principală: Configurația implicită din Microsoft Teams împiedică participanții să se întoarcă la întâlnirea principală de la sine. Ei se pot alătura la întâlnirea mai mare numai atunci când tu, adică gazda întâlnirii, închideți sala de lucru. Pentru a le oferi opțiunea de a părăsi camera de lucru, activați această setare.
Accesați pictograma „Mai multe opțiuni” și selectați „Setări camere”. Apoi, activați comutatorul pentru „Participanții pot reveni la întâlnirea principală”. Procedând astfel, se va adăuga un buton „Părăsiți” în sala de lucru pentru participanți, la fel ca și gazda.
Mutați oamenii: Pentru a muta pe cineva dintr-o sală de lucru în alta, accesați camera în care se află în prezent persoana și faceți clic pe ea. Va apărea lista tuturor participanților din sală.
Selectați numele persoanelor pe care doriți să le mutați și faceți clic pe butonul „Atribuiți”. Apoi, fie selectați o altă cameră în care să-i mutați, fie selectați „Neatribuit” pentru a-i muta complet din sălile de grup.
Adăugați și ștergeți camere: De asemenea, puteți adăuga mai multe săli sau șterge sălile curente la un moment dat în timpul întâlnirii.
Pentru a adăuga o cameră, accesați panoul sălii de lucru și faceți clic pe opțiunea „Adăugați o cameră”. O cameră nouă va fi creată instantaneu.
Pentru a șterge o cameră, accesați camera și faceți clic pe „Mai multe opțiuni”. Apoi selectați „Ștergeți camera” din meniu.
Recreează camerele: În orice moment, dacă doriți să eliminați complet camerele existente și să începeți de la zero, și asta este posibil. Accesați „Mai multe opțiuni” în partea de sus a panoului sălilor de lucru, apoi selectați „Recreați camere” din meniu. Camerele existente vor fi șterse, iar fereastra de creare a camerelor va apărea din nou.
Poate fi greu să ai discuții deschise sau semnificative în cadrul întâlnirilor mari, mai ales când este nevoie de creativitate. Breakout Rooms îi ajută pe oameni să facă brainstorming eficient în grupuri mai mici.