Schimbați-vă starea, astfel încât toată lumea să știe de ce nu vă întoarceți la ei
Oamenii folosesc Microsoft Teams pentru comunicare și colaborare cu colegii lor. De fapt, atât de mult, încât mulți utilizatori au trecut complet de la e-mail la Microsoft Teams în scopuri de comunicare.
Așadar, este firesc să cauți o modalitate în Microsoft Teams de a-ți anunța colegii de echipă când nu le poți primi mesajele și nu le vei putea răspunde, așa că nu există probleme de comunicare. Indiferent dacă sunteți departe de birou pentru o oră, o zi sau o săptămână, fie că ați ieșit la un prânz pentru clienți, un seminar sau sunteți plecat într-o vacanță, este întotdeauna o practică bună să vă lăsați statutul să reflecte asta și asta. este exact ceea ce puteți face cu starea „În afara biroului” în Microsoft Teams.
Dacă nu știți ce stare este în Microsoft Teams, este punctul verde/galben/roșu care apare lângă Imaginea dvs. de profil în Microsoft Teams și indică colegilor dvs. membrii echipei dacă sunteți sau nu disponibil pentru o conexiune.
Dacă ești puțin confuz cu această nouă opțiune de stare, nu este vina ta. După cum probabil ați observat, opțiunea În afara biroului nu este una dintre opțiunile standard disponibile în funcția „Stare” din Teams. Setarea unui statut „În afara biroului” în Microsoft Teams nu este, de asemenea, la fel de simplă ca schimbarea stării dvs. de la „Disponibil” la „Ocupat” sau „Nu deranjați” – ceva ce puteți face într-o clipă.
De unde să setați starea „În afara biroului” în echipe?
„Unde setez această stare În afara biroului în echipe dacă nu din opțiunea Stare?” Ei bine, lucrul este că nu puteți seta deloc starea În afara biroului de la Microsoft Teams. Aveți nevoie de Outlook pentru a face acest lucru.
Microsoft Teams se sincronizează cu contul dvs. Outlook și preia starea În afara biroului din Outlook și îl reflectă automat în contul tău Teams. Deci, nu este de mirare că nu ați găsit opțiunea de a seta starea imediat. Microsoft cu siguranță nu face totul ușor.
Cum să setați în afara biroului în Outlook?
Pentru a seta starea În afara biroului în echipe, trebuie să configurați „Răspunsuri automate” în contul Outlook. Ce sunt răspunsurile automate? Funcția trimite automat un mesaj oricăror e-mailuri pe care le primiți când este activată. Microsoft Teams vede când aveți răspunsuri automate activate în Outlook și vă modifică starea pentru a reflecta locul în care vă aflați.
Puteți configura răspunsuri automate în Outlook atât din aplicația desktop, cât și din Outlook web.
Pentru a configura răspunsuri automate din aplicația desktop Outlook, deschideți aplicația și faceți clic pe opțiunea „Fișier” din bara de meniu.
Acum, faceți clic pe opțiunea „Răspunsuri automate” din ecranul Informații despre cont.
Se va deschide caseta de dialog pentru setarea răspunsurilor automate. În prezent, va afișa „Nu trimite”. Selectați butonul radio pentru „Trimiteți răspunsuri automate”.
De asemenea, puteți specifica un interval de timp în care să trimiteți mesajul în afara biroului. Bifați caseta pentru „Trimite numai în acest interval de timp” și selectați data și ora.
Puteți seta un mesaj personalizat cu ce să răspundeți la mesajele primite. Acum, dacă utilizați un cont de organizație, vor exista două opțiuni pentru mesaj. Puteți seta mesaje diferite pentru persoanele interne și externe ale organizației dvs. Pentru un cont personal, nu va exista o distincție. În cele din urmă, faceți clic pe „OK” pentru a salva modificările.
După ce activați răspunsurile în afara biroului, accesați Microsoft Teams. Starea dvs. se va schimba în În afara biroului, iar mesajul pe care l-ați configurat în răspunsurile automate va fi afișat și cu starea dvs. atunci când cineva trece cu mouse-ul peste fotografia dvs. de profil.
Pentru a configura răspunsuri automate din Outlook pentru Web, accesați outlook.live.com și conectați-vă cu contul dvs. Apoi, faceți clic pe opțiunea „Setări” (pictograma roată) din colțul din dreapta sus al ecranului.
În caseta de text de căutare, tastați „În afara biroului” sau „Răspunsuri automate”, apoi faceți clic pe rezultatul căutării pentru setarea Răspunsuri automate.
Se va deschide caseta de dialog pentru răspunsuri automate. Activați comutatorul pentru „Răspunsuri automate activate”.
Dacă doriți să trimiteți răspunsuri automate pentru o anumită perioadă, bifați caseta pentru „Trimiteți răspunsuri numai într-o perioadă de timp” și specificați data și ora și setați mesajul personalizat.
Configurarea răspunsurilor automate este cea mai bună modalitate de a seta starea În afara biroului în Microsoft Teams. Puteți seta starea pentru o anumită perioadă de timp și puteți avea, de asemenea, un mesaj personalizat explicativ împreună cu acesta. Dar cu siguranță nu este singura cale.
De asemenea, puteți seta o stare de lipsă de la birou creând o întâlnire în calendar și setându-l la „În afara biroului”. Deschideți aplicația desktop Outlook și comutați la calendar în loc de e-mail.
Faceți clic pe opțiunea „Număr nou” din meniul Acasă.
Se va deschide caseta de dialog pentru crearea unei întâlniri. Creați o întâlnire pentru când veți ieși din birou. Acum, faceți clic pe „Opțiuni”.
Din meniul drop-down de lângă „Afișați ca”, selectați „În afara biroului” și salvați programarea.
Microsoft Teams vă va schimba starea în Ieșire de la birou în timpul în care vă stabiliți întâlnirea în Outlook.
Acum, puteți să vă îndepărtați de birou fără nicio grijă. Toată lumea va putea să vă vadă starea În afara biroului. În conversațiile personale, o alertă din partea expeditorului îi va reaminti că sunteți în afara biroului și este posibil să nu mai puteți reveni la el chiar atunci.