Excel nu oferă Gantt ca tip de diagramă, dar cu ajutorul acestui tutorial, puteți crea cu ușurință o diagramă Gantt din diagramă cu bare.
Diagrama Gantt este un instrument puternic de management de proiect care oferă o reprezentare vizuală a unui program de proiect (sarcini sau evenimente) în timp. Reprezintă orele de început și de sfârșit pentru fiecare sarcină dintr-un orar de proiect, precum și seria și interdependențele dintre sarcinile proiectului.
Din păcate, Excel nu oferă opțiuni pentru a crea o diagramă Gantt, așa că trebuie să creați una prin personalizarea tipului de diagramă cu bare încorporat. În acest tutorial, vă vom arăta cum să realizați o diagramă Gantt în Excel, personalizând o diagramă cu bare stivuite.
Creați un tabel de proiect
Primul pas în realizarea oricărei diagrame în Excel este introducerea datelor într-o foaie de calcul. Așadar, introduceți datele proiectului și împărțiți-le în sarcini individuale de proiect pe rânduri separate, iar acestea formează baza diagramei Gantt. Fiecare sarcină ar trebui să aibă o dată de început, o dată de încheiere și o durată (adică timpul necesar pentru a finaliza sarcinile) în coloane separate.
Aceasta este un exemplu de foaie de calcul pentru un proiect software.
Trebuie să introduceți datele în foaia de calcul și să etichetați coloanele ca sarcină, dată de începere, dată de încheiere și durată (numărul de zile necesare pentru a finaliza fiecare sarcină), așa cum se arată în captura de ecran de mai sus. De asemenea, datele sarcinii trebuie sortate în ordinea datei de începere.
Creați diagramă cu bare
Acum că datele dvs. sunt introduse și formatate corect, puteți începe să creați diagrama Gantt făcând mai întâi o „diagramă cu bare stivuite”.
Nu puteți selecta întregul tabel și introduceți o diagramă cu bare, dacă o faceți, este mai probabil să obțineți un rezultat dezordonat ca acesta:
Deci, trebuie să adăugăm coloanele unul câte unul la diagramă. Pentru a face acest lucru, urmează acești pași:
Inserați o bară stivuită pe baza datei de începere
Mai întâi, selectați intervalul „Data de începere” din tabelul cu antetul coloanei, în cazul nostru este B1:B11. Asigurați-vă că nu selectați nicio celulă goală.
Accesați fila „Inserare” din panglică, faceți clic pe pictograma „Diagramă cu bare” din grupul Diagramă și selectați „Bară stivuită” în secțiunea Bară 2-D (după cum se arată mai jos).
Acum este inserat o diagramă cu bare pe baza datelor de la data de începere. Datele din partea de jos a diagramei pot părea suprapuse una pe alta, dar acest lucru se va schimba odată ce restul datelor vor fi adăugate.
Adăugați date de durată
Acum trebuie să adăugăm datele Duration la diagrama Gantt.
Pentru a face acest lucru, faceți clic dreapta oriunde în zona diagramei și selectați „Selectați date” din meniul contextual.
Va apărea fereastra Selectare sursă de date. Veți observa că „Data de începere” este deja adăugată în caseta Intrări în legendă (serie). Și acum trebuie să introduceți datele Duration acolo.
Faceți clic pe butonul „Adăugați” pentru a deschide fereastra pop-up „Editați seria” din Excel. Există două câmpuri în caseta de dialog Editare serie, tastați „Durată” în câmpul „Nume serie”, apoi faceți clic pe câmpul „Valori serie” și selectați intervalul de valori Durată (în cazul nostru, C1:C11 ) pentru Serie valorile. Dar nu selectați antetul coloanei, ci doar valorile. Apoi, faceți clic pe „OK”.
Vă va duce înapoi la fereastra Selectați sursa de date, unde veți găsi „Data de începere” și „Durata” sunt adăugate sub Intrări de legendă (Serii).
Rezultatul:
Adăugați nume de sarcini la diagramă
Următorul pas este înlocuirea duratei (zile) pe axa verticală a diagramei cu numele sarcinilor.
Faceți clic dreapta oriunde în zona diagramei și selectați opțiunea „Selectați date” pentru a afișa din nou fereastra Selectați sursa de date. Selectați „Data de începere” în panoul din stânga și faceți clic pe butonul „Editați” din panoul din dreapta sub Etichete axelor orizontale (categorii).
Va apărea o mică etichetă a axei. În aceasta, faceți clic pe caseta Interval etichetă axă și selectați intervalul de activități din tabel așa cum ați făcut pentru datele Durată. Asigurați-vă că nu selectați celula din antetul coloanei sau o celulă goală.
Faceți clic pe „OK” de două ori pentru a închide ambele ferestre.
Acum, diagrama dvs. ar trebui să aibă descrieri de sarcini pe axa verticală și va arăta cam așa:
Aceasta începe să arate ca o diagramă Gantt, dar încă nu am terminat.
Transformați diagrama cu bare într-o diagramă Gantt
Acum trebuie să formatați diagrama cu bare stivuite nou creată pentru a o transforma într-o diagramă Gantt. Ceea ce trebuie să faceți este să ștergeți barele albastre ale diagramei înordonați ca doar barele portocalii reprezentând sarcinile să fie vizibile. Din punct de vedere tehnic, nu eliminați partea albastră a barelor, ci mai degrabă le faceți transparente, deci invizibile.
Pentru a face barele albastre transparente, faceți clic pe orice bară albastră de pe diagramă pentru a le selecta pe toate, faceți clic dreapta pe ea și selectați „Format Data Series” din meniul contextual.
Panoul Format Data Series se va deschide în partea dreaptă a foii de calcul. Comutați la fila „Umplere și linie” și selectați „Fără umplere” în secțiunea Umplere și „Fără linie” în secțiunea Chenar.
Acum, închideți panoul pentru a găsi că barele albastre nu mai sunt vizibile, dar sarcinile din partea stângă (axa x) sunt listate în ordine inversă.
Pentru a remedia acest lucru, faceți clic dreapta pe lista de activități de pe axa verticală a diagramei Gantt și alegeți „Format Axis” din meniul contextual.
În panoul Format Axe, bifați opțiunea „Categorii în ordine inversă” din Opțiunile axei.
Acum, numele sarcinilor s-au schimbat în ordinea inițială, iar axa orizontală s-a mutat din partea de jos în partea de sus a diagramei.
Când am îndepărtat mai devreme barele albastre, acestea au lăsat spații goale între barele portocalii și axa verticală. Acum, puteți elimina spațiile albe goale în care barele albastre au fost ocupate la începutul diagramei Gantt.
Pentru a elimina unele dintre acele spații goale și a vă muta sarcinile puțin mai aproape de axa verticală, faceți clic dreapta pe prima celulă Data de începere din setul de date, apoi selectați „Format celule” pentru a deschide caseta de dialog Formatare celule. În aceasta, alegeți opțiunea „General” din fila „Număr” și notați numărul sub „Eșantion” – acesta este numărul de serie al datei, în cazul nostru 42865. Apoi, faceți clic pe „Anulare” (nu „OK" ) deoarece, dacă faceți clic pe „OK”, se va schimba data modificării într-un număr.
Apoi reveniți la diagramă și faceți clic dreapta pe datele de deasupra barei de activități și selectați „Format Axis” pentru a afișa panoul Format Axis.
În panoul Format Axa, sub fila Opțiuni axe, modificați numărul limitelor „minim” la numărul pe care l-ați notat din fereastra Formatare celule a primei date (în cazurile mele „42800” la „42865”). Procedând astfel, barele portocalii vor apropia mai mult de axa verticală a diagramei Gantt.
Pentru a elimina spațiul în exces dintre bare, faceți clic dreapta pe oricare dintre barele de pe diagramă și selectați „Format Data Series”. Sub fila „Opțiuni serie” reduceți procentul de „Gap Width” pentru a elimina spațiul în exces.
Acesta este modul nostru finalizat graficul Excel Gantt:
