La locul de muncă, este foarte important să vă planificați și să vă programați întâlnirile în prealabil. Le oferă angajaților tăi o atenție și le permite să facă toate pregătirile necesare pentru întâlnire. În zilele noastre, este din ce în ce mai dificil să găsești timp pentru a efectua apeluri telefonice sau pentru a planifica întâlniri în persoană. Este mult mai ușor să vă programați întâlnirea pe servicii de videoconferință precum Google Meet.
Pentru a face asta, va trebui mai întâi să configurați un eveniment pe Google Calendar. Programarea în Google Calendar vă permite să trimiteți invitații direct persoanelor de contact. Și pentru a face lucrurile și mai ușoare, acum puteți programa întâlniri din Calendar direct și din conversațiile Google Chat.
Programarea unei întâlniri Google Calendar din Google Chat de pe desktop
Mai întâi, accesați chat.google.com și conectați-vă cu contul dvs. Google. Apoi, pentru a programa o întâlnire pe Google Calendar, puteți pur și simplu să plasați cursorul peste numele persoanei/grupului (în partea stângă a ecranului) cu care doriți să organizați întâlnirea și să faceți clic pe pictograma „Calendar” din caseta pop-over.
Dacă un fir de discuție este deschis, puteți, de asemenea, să dați clic pe pictograma Calendar din partea dreaptă a câmpului în care introduceți un mesaj.
După ce faceți clic pe pictogramă, se va deschide panoul Calendar în partea dreaptă a ecranului. În dreapta jos, veți găsi opțiunea de a edita orarul evenimentului din Calendar. Faceți clic pe opțiunea „Editați în Calendar”.
Această acțiune vă va duce la Google Calendar. În partea de sus a ecranului, puteți schimba titlul întâlnirii cu orice referitor la scopul întâlnirii.
Chiar mai jos, puteți seta data întâlnirii. Puteți fie să introduceți data manual, fie să alegeți din calendarul care va fi furnizat.
Apoi, puteți seta când va începe întâlnirea și când se va termina. La fel ca și data, puteți introduce și ora manual sau alegeți dintre opțiunile oferite.
Dacă întâlnirea pe care o programați va fi un eveniment zilnic, săptămânal, lunar sau anual, nu trebuie să o configurați din nou și din nou. Doar selectați opțiunea „Nu se repetă” de sub oră pentru a decide cât de frecventă va fi întâlnirea.
Continuând, sub „Detalii eveniment”, puteți alege când doriți să fiți notificat despre întâlnire. Vă sugerăm să selectați o oră mai aproape de întâlnire (5-10 minute).
Mai jos, veți găsi caseta „Descriere”. Puteți folosi această zonă pentru a transmite membrilor ceea ce va fi discutat în ședință. Acest lucru le va oferi membrilor o idee despre ce să se aștepte și despre ce se așteaptă de la ei.
În partea dreaptă a ecranului, sub „Invitați”. Puteți adăuga mai mulți membri la întâlnirea dvs.
Dacă faceți o greșeală și adăugați pe cineva care nu a fost menit să participe la întâlnire, îl puteți elimina cu ușurință făcând clic pe pictograma cruce (x) de lângă numele său.
Acum puteți salva întâlnirea în Calendar făcând clic pe „Salvați” în partea de sus a ecranului.
Google Calendar vă va întreba dacă doriți să trimiteți un e-mail membrilor întâlnirii și să îi notificați. Faceți clic pe „Trimite”.
Asta e. Dacă deschideți Google Calendar, veți vedea că întâlnirea dvs. a fost salvată.
Faceți clic pe el și va oferi mai multe opțiuni.
Vă puteți înscrie la întâlnire direct din Google Calendar.
Programarea unei întâlniri pe Google Calendar din aplicația Google Chat pe mobil
Dacă folosiți telefonul pentru a configura o întâlnire, tot ce trebuie să faceți este să lansați aplicația Google Chat și să deschideți chatul persoanei (sau camerei) cu care doriți să organizați întâlnirea. Apoi, atingeți pictograma Google Calendar de sub zona de tastare pentru a crea și programa o întâlnire din Calendar.
După ce faceți clic pe pictograma Calendar din partea de jos a ecranului, aceasta vă va duce la aplicația Google Calendar cu un mic panou în partea de jos a ecranului cu câteva detalii. Trebuie să trageți și să glisați în sus panoul pentru a-l deschide complet și a dezvălui mai multe detalii.
După ce glisați în sus, setați data și ora întâlnirii. Pentru a selecta frecvența întâlnirii, trebuie să faceți clic pe „Mai multe opțiuni”.
Selectați „Nu se repetă” ca frecvență a întâlnirii dacă este un eveniment unic.
Apoi, derulați în jos pentru a alege când să primiți notificări din Calendar. Faceți clic pe ora implicită selectată de aplicație pentru a deschide mai multe opțiuni.
Selectați când doriți să fiți notificat. O bifă albastră va fi afișată lângă opțiunea care este selectată.
După ce ați selectat perioada de timp preferată, reveniți la panoul principal și faceți clic pe „Salvare și partajare”.
Aplicația vă va întreba dacă doriți să notificați membrii evenimentului prin e-mail înainte de a salva. Faceți clic pe „Salvați și distribuiți” pentru a confirma.
Întâlnirile programate apar atât în Google Calendar, cât și în Google Meet, unde se va întâmpla efectiv întâlnirea.