Ai trimis un e-mail pe care nu ar trebui să-l ai? Nu este nevoie să vă faceți griji; Microsoft Outlook vă va salva ascunderea.
Ai trimis vreodată cuiva un e-mail greșit și ai simțit că lumea se va sfârși? Sau nici măcar una greșită, doar una incompletă și acum crezi că o să arăți ca un complet imbecil în fața colegilor tăi? Utilizatorii Microsoft Outlook nu trebuie să-și facă griji cu privire la aceste șmecherii.
Microsoft Outlook are o funcție de rechemare sau înlocuire a e-mailului dvs., iar cealaltă persoană nu ar trebui să afle niciodată despre vreo accidentare din partea dvs. Desigur, există câteva sfori atașate.
Când vă puteți aminti un e-mail
Funcția de rechemare sau înlocuire funcționează numai atunci când cealaltă persoană nu a deschis și nu a citit e-mailul dvs. Vizualizarea e-mailului în panoul de citire nu contează. Și îl puteți folosi numai dacă atât dvs., cât și destinatarul aveți un cont de e-mail Microsoft 365 sau Microsoft Exchange în aceeași organizație. Recall/Replace este o caracteristică Microsoft Exchange și nu este disponibilă pentru conturile MAPI sau POP.
Notă: Funcția Recall nu este disponibilă dacă organizația dvs. nu a activat-o.
Cum să reamintești un e-mail
Deschideți aplicația Outlook pe desktop (nu va funcționa cu Outlook online) și conectați-vă la contul Microsoft 365. Înainte de a căuta butonul de retragere, puteți afla dacă contul dvs. este eligibil pentru utilizarea acestei opțiuni dacă nu sunteți sigur.
Accesați opțiunea de meniu „Fișier” și faceți clic pe ea.
Informațiile contului se vor deschide. Verificați că tipul de cont este „Microsoft Exchange” și nu MAPI sau POP.
Dacă este un cont Microsoft Exchange și destinatarul, de asemenea, se află pe același sistem de e-mail, ești gata. Faceți clic pe butonul Înapoi pentru a reveni la fereastra principală și accesați folderul „Articole trimise”.
Deschideți e-mailul pe care doriți să îl reamintiți. Faceți dublu clic pe el pentru a-l deschide. Un singur clic pe e-mail, așa cum facem în general, îl va deschide în panoul de citire. Nu vă puteți reaminti e-mailul din panoul de citire. E-mailul se va deschide într-o fereastră separată. Din fila „Mesaj”, selectați „Acțiuni”, apoi selectați „Amintiți acest mesaj” din meniul derulant.
Dacă nu puteți găsi opțiunea „Acțiuni” în fila „Mesaj”, fie maximizați fereastra la ecran complet, deoarece unele opțiuni dispar într-o fereastră parțială, fie comutați la fila „Fișier”.
Din fila Fișier, selectați „Informații” din meniul de navigare din stânga.
Apoi, faceți clic pe opțiunea „Retrimiteți sau Recall” și selectați „Recall This Message” din meniul drop-down.
După ce faceți clic pe opțiunea Recall (din oricare filă), se va deschide o casetă de dialog și puteți alege dacă doriți să rechemați e-mailul în întregime sau să îl înlocuiți. Rechemarea e-mailului îl va șterge din căsuța de e-mail a destinatarului, în timp ce opțiunea de înlocuire va șterge e-mailul anterior și îl va înlocui cu unul nou.
Să examinăm diferența dintre ambele opțiuni. Pentru a reaminti pur și simplu e-mailul, selectați opțiunea „Ștergeți copiile necitite ale acestui mesaj”.
Bifați opțiunea „Spuneți-mi dacă rechemarea reușește sau eșuează pentru fiecare destinatar” înainte de a rechema e-mailul. În acest fel, veți primi un mesaj care vă va anunța dacă rechemarea a avut succes. Bifați această opțiune dacă intenționați să rechemați sau să înlocuiți e-mailul pentru a afla starea retragerii.
Acum, faceți clic pe OK. Este tot ce trebuie să faceți și mesajul va fi rechemat dacă destinatarul nu l-a citit.
Pentru a înlocui e-mailul, selectați opțiunea „Ștergeți copiile necitite și înlocuiți cu un mesaj nou” și faceți clic pe OK.
Outlook va deschide e-mailul original în caseta de scriere. Îl puteți edita pentru a reflecta ceea ce doriți să trimiteți acum și faceți clic pe butonul „Trimite”. Noul e-mail va înlocui e-mailul anterior din căsuța de e-mail a destinatarului.
Veți primi o notificare dacă rechemarea mesajului are succes.
Ce se întâmplă de partea Beneficiarului?
Când rechemarea are succes: Dacă destinatarul nu a citit mesajul inițial atunci când reamintiți/înlocuiți mesajul, mesajul original este șters și înlocuit cu mesajul de înlocuire (în cazul în care există unul). De asemenea, destinatarul este informat că ați rechemat un mesaj.
Când rechemarea eșuează: Atât mesajul original, cât și mesajul de retragere sunt disponibile în folderul destinatarului. În cazul în care destinatarul deschide mesajul original exact în momentul în care se procesează cererea de rechemare, destinatarul va fi informat că încercați să rechemați mesajul. Dar mesajul original este încă disponibil în folderul lor.
Indiferent dacă ați trimis un e-mail cu fapte greșite sau nu suficiente, Microsoft Outlook vă va salva. Amintește-ți mesajul în câteva clicuri și nimeni nu va fi mai înțelept cu privire la confuzia ta. Dar amintiți-vă, trebuie să acționați rapid, deoarece odată ce destinatarul vă citește e-mailul, nu va avea niciun rost.