Tot ce trebuie să știți despre găzduirea de evenimente pe cea mai recentă platformă de la Zoom
Pandemia a schimbat complet modul în care facem lucrurile. Nu mai avem doar întâlniri sau cursuri pentru școală online. Este totul acum – participarea la concerte, benzi desenate, cursuri de yoga, cursuri de gătit, sesiuni de antrenament – înțelegi esența. Orice trebuie să faceți, îl puteți face online. Și Zoom a fost unul dintre precursori în această categorie.
Dar actuala platformă de întâlniri Zoom a fost concepută pentru a găzdui întâlniri, nu evenimente online. Și, deși ne-am descurcat, nu este același lucru. Tot ce se va schimba acum.
Zoom a anunțat OnZoom la Zoomtopia anul acesta, conferința anuală a utilizatorilor Zoom care, de asemenea, a avut loc online anul acesta. OnZoom este o extensie a platformei de comunicații unificate Zoom. Folosind OnZoom, utilizatorii licențiați vor putea crea, găzdui și chiar monetiza evenimente online folosind aceeași platformă ca Zoom Meetings. Participanții pot participa la evenimente cu orice tip de cont.
Ce este OnZoom?
OnZoom este o platformă de implicare a evenimentelor exclusiv cu scopul de a găzdui evenimente online. Versiunea beta pentru OnZoom este acum disponibilă pentru utilizare în SUA pentru toți utilizatorii licențiați Zoom, fără costuri suplimentare. Indiferent dacă sunteți proprietar de afaceri, muzician, dans sau profesor de ceramică, puteți utiliza platforma OnZoom pentru a găzdui evenimente/cursuri.
Utilizatorii pot găzdui evenimente pentru 100 până la până la 1000 de participanți (în funcție de contul lor Zoom) și chiar pot genera bani cu ușurință. Intrarea la eveniment poate fi gratuită, cu un bilet plătit, sau un hibrid al ambelor. Iar sistemul de plată este complet sigur și simplificat. Participanții pot plăti biletele folosind PayPal și principalele carduri de credit și de debit.
Gazdele pot accepta bani doar pentru bilete folosind un cont PayPal Business. Dacă nu aveți unul, creați-l de pe site-ul PayPal. De obicei, durează câteva zile pentru ca contul dvs. PayPal Business să funcționeze.
Dacă trebuie să includeți mai mulți participanți la eveniment decât limita alocată, îl puteți transforma și într-o sesiune de streaming live.
Participanții pot accesa on.zoom.us și pot descoperi și urmări evenimentele sau cursurile care îi interesează. Directorul complet al evenimentelor publice viitoare va fi disponibil pentru a fi descoperit și răsfoit la îndemâna dumneavoastră.
Obținerea accesului gazdă OnZoom
Numai proprietarii sau administratorii unui cont Zoom plătit pot folosi OnZoom. Dar înainte de a putea începe să utilizați OnZoom beta, trebuie să aplicați pentru a deveni gazdă. Faceți clic aici pentru a accesa aplicația pentru OnZoom beta.
Completarea aplicației nu garantează accesul gazdei. Echipa OnZoom va examina cererea dvs. și va decide dacă vă va oferi acces gazdă. În acest moment, OnZoom beta este disponibil doar în Statele Unite, așa că numai utilizatorii cu un cont Pro, Business, Enterprise sau Education Zoom din SUA pot găzdui evenimente în prezent.
Completați chestionarul pentru formularul de cerere care include detalii de bază despre contul dvs., cum ar fi numele dvs., adresa de e-mail, numărul de cont Zoom, dacă organizația dvs. este scutită de taxe etc.
Apoi vine întrebarea de ce doriți să utilizați OnZoom. Faceți partea despre motivul pentru care doriți să utilizați OnZoom cât mai clar posibil, deoarece aprobarea aplicației dvs. va depinde de aceasta. Trimiteți cererea după completarea acesteia.
Echipa Zoom va răspunde printr-un e-mail pentru a vă anunța dacă cererea dvs. a fost aprobată sau adăugată pe o listă de așteptare pentru o reevaluare viitoare.
De asemenea, vi se poate cere să retrimiteți cererea fără ca aceasta să fie respinsă, pusă pe lista de așteptare sau acceptată. Fiți cu ochii pe e-mailurile dvs. și retrimiteți cererea dacă se întâmplă acest lucru. În caz contrar, starea cererii dvs. nu ar avansa.
Dacă cererea dvs. este acceptată, mai întâi va trebui să participați la o sesiune de formare obligatorie cu echipa OnZoom. Veți primi un e-mail cu câteva sesiuni viitoare la care puteți participa. Faceți clic pe linkul pentru cel care vi se potrivește și înregistrați-vă pentru el. Aceste linkuri vor funcționa numai pentru tine și nu le poți partaja cu nimeni altcineva. Sesiunea de instruire va include, de asemenea, un Întrebări frecvente la care dumneavoastră sau alți participanți prezenți puteți adresa orice întrebări despre experiența gazdă OnZoom.
Odată ce participați la sesiunea de formare obligatorie, veți obține acces gazdă. S-ar putea să dureze câteva zile după sesiunea de instruire pentru a primi e-mailul de aprobare, dar se va întâmpla.
Crearea și găzduirea de evenimente pe OnZoom
Odată ce aveți acces gazdă, puteți începe să găzduiți evenimente pe OnZoom. Accesați on.zoom.us și conectați-vă cu contul dvs. de gazdă.
Înainte de accesul gazdei, pagina ta de pornire OnZoom va fi doar un loc în care poți descoperi evenimente publicate și te poți înregistra pentru ele. Dar după ce ai acces, în colțul din dreapta sus al ecranului vor apărea câteva opțiuni, lângă pictograma profilului tău.
Configurarea contului dvs. de gazdă
Faceți clic pe butonul „Creați” pentru a crea un eveniment.
Prima dată când vei crea un eveniment, vei ajunge la pagina cu regulile comunității. Parcurgeți pagina și citiți-le, apoi bifați caseta pentru „Am citit și accept standardele comunitare” și faceți clic pe butonul „Accept” pentru a merge mai departe.
Apoi, înainte de a putea crea un eveniment, va trebui să finalizați configurarea inițială pentru contul dvs. Primul pas include profilul dvs. de gazdă. Profilul dvs. de gazdă este informațiile despre dvs. pe care doriți să le faceți publice pentru potențialii participanți. Este vizibil cu fiecare eveniment și joacă un rol în a permite participanților să decidă dacă doresc să participe la evenimentul dvs. Include punerea unei fotografii de profil și o scurtă descriere a ta. Le puteți edita mai târziu.
Pe pagina următoare, conectați contul dvs. PayPal Business. Acest pas este opțional și îl puteți sări dacă doriți să găzduiți numai evenimente gratuite. Dar pentru a găzdui evenimente plătite, trebuie să parcurgeți acest pas. În prezent, un cont PayPal Business este singura modalitate prin care puteți taxa pentru bilete.
De asemenea, dacă doriți ca participanții să poată plăti biletele cu carduri de credit și de debit, activați opțiunea „Acceptați plățile cu cardul de credit cu PayPal”. Dacă omiteți acest lucru acum și doriți să îl activați mai târziu, va trebui să deconectați și apoi să vă conectați din nou contul PayPal pentru a modifica această setare a opțiunii.
Apoi, pe pagina următoare, introduceți adresa dvs. de facturare. Acest lucru este, din nou, opțional și îl puteți sări dacă doriți să găzduiți numai evenimente gratuite. Dar pentru a găzdui evenimente plătite, aceasta este o necesitate. De asemenea, puteți trimite aici informațiile de scutire de taxe dacă organizația dvs. se califică pentru scutire de taxe.
În cele din urmă, faceți clic pe „Salvați”. Configurarea inițială pentru contul dvs. de gazdă este finalizată acum.
Crearea primului tău eveniment
După ce ți-ai configurat contul, vei ajunge la pagina unde poți crea evenimentul. Crearea evenimentului constă în trei pași: Card de eveniment, Profil de eveniment și Bilete.
Primul pas este Cardul de eveniment. Trebuie să furnizați un nume și o scurtă descriere a evenimentului în mai puțin de 140 de caractere.
Apoi, selectați categoria evenimentului și puteți adăuga, de asemenea, etichete pentru a oferi informații suplimentare pentru urmărirea acestora. Puteți adăuga până la 8 etichete.
Următoarea parte este setarea datei și orei pentru eveniment. Evenimentul poate fi o singură dată sau poate fi o serie. Pentru un eveniment unic, trebuie să specificați ora de începere și durata.
Faceți clic pe opțiunea „Serii” pentru a comuta la un eveniment de tip serie. Pentru un eveniment de tip serial, alături de ora și durata de începere, trebuie să menționați și frecvența recurenței și numărul de evenimente după care doriți ca seria să se încheie, sau data la care ar trebui să se încheie. Ora și durata tuturor evenimentelor din serie vor rămâne aceleași.
Pe lângă evenimentele gratuite sau plătite, OnZoom va adăuga și funcționalitatea pentru a face din eveniment o strângere de fonduri. Funcția a început să fie lansată și, când ajunge în contul dvs., veți putea activa comutatorul pentru „Strângerea de fonduri” și veți putea adăuga o organizație non-profit pentru care doriți să strângeți fonduri.
Apoi, există „Opțiuni de eveniment”. Puteți configura Setările de alăturare, Securitatea evenimentului și opțiunile pentru Înregistrări în cloud și Streaming live. Faceți clic pe ele pentru a extinde alte opțiuni.
Sub „Setări de participare”, puteți decide dacă doriți să intrați la eveniment cu videoclipul activat, dacă va exista o sală de așteptare pentru eveniment și dacă participanții se pot alătura cu 5 minute înainte.
Una dintre opțiunile interesante de aici este dacă doriți să vă listați evenimentul în directorul Zoom. În mod implicit, comutatorul pentru această opțiune este activat. Când apare, evenimentul tău va fi descoperit public pe OnZoom. Este important să aveți această comutare pentru a maximiza accesibilitatea evenimentului dvs. Dar dacă doriți să aveți un eveniment privat, pe care îl puteți partaja doar cu un link, dezactivați-l.
A doua opțiune personalizabilă este pentru securitatea evenimentului. Când faceți clic pe acesta, următoarele opțiuni se vor extinde: „Participanții pot trimite mesaje de chat 1:1”, „Participanții pot schimba numele de ecran” și „Participanții își pot partaja ecranele”. În mod implicit, toate aceste opțiuni sunt dezactivate pentru a maximiza securitatea. Le puteți activa, dar OnZoom sugerează să procedați cu prudență și să le activați numai atunci când aveți încredere în participanți și știți că nu vor perturba evenimentul.
Ultima opțiune este pentru Live Streaming și Cloud Recording. În mod implicit, înregistrarea evenimentelor este dezactivată.
Dacă activați Înregistrarea în cloud, veți primi o declinare a răspunderii care spune că „activarea acestei funcții [înregistrarea în cloud] necesită ca participanții să fie de acord să fie înregistrați și poate afecta vânzările de bilete”. Va trebui să confirmați că doriți să îl activați făcând clic pe butonul „Activare”. Dacă activați înregistrarea în cloud, pagina dvs. de informații despre eveniment și fluxul de achiziție pentru bilete vor consta într-un mesaj suplimentar pentru potențialii participanți că „evenimentul poate fi înregistrat”.
După configurarea tuturor setărilor, faceți clic pe butonul „Salvați și continuați” pentru a trece la pasul următor.
Următorul pas este profilul evenimentului. Include setarea fotografiilor pentru eveniment, adăugarea unui link YouTube și informații suplimentare despre participanții la eveniment pe care trebuie să le cunoască. Evenimentul dvs. trebuie să aibă cel puțin o fotografie de copertă, dar puteți adăuga până la trei fotografii ale evenimentului.
De asemenea, puteți adăuga un link YouTube care conține informații despre eveniment. Videoclipul YouTube apare ca o miniatură suplimentară lângă imaginile evenimentului.
Ultima opțiune de pe această pagină este datele de contact. Nu puteți schimba adresa de e-mail de contact, deoarece doar contul cu acces gazdă poate fi contactat de participanți. Dar puteți schimba numele contactului.
Faceți clic pe „Salvați și continuați” pentru a trece la ultimul pas.
Ultimul pas în crearea evenimentului este „Bilete”. Probabil, și cea mai importantă parte a evenimentului pe care îl creați. Puteți avea bilete gratuite sau plătite pentru evenimentul dvs. sau un hibrid dintre ambele. Dar dacă nu ai configurată metoda de plată, poți avea doar bilete gratuite.
Primul lucru pe care îl veți vedea pe pagina Bilete în timp ce vă creați evenimentul este capacitatea evenimentului. Numărul de participanți depinde de tipul dvs. de cont și vă puteți actualiza cu ușurință contul de pe această pagină, dacă doriți.
Apoi, selectați tipul de bilet selectând „Gratuit” sau „Plătit” din opțiuni.
Puteți obține diferite tipuri de bilete pentru un singur eveniment. Așadar, de exemplu, dacă doriți să aveți bilete mai ieftine pentru cei mai devreme și bilete mai scumpe pentru Admiterea Generală, sau bilete gratuite pentru persoane dintr-un anumit domeniu, puteți crea diferite tipuri de bilete pentru acestea.
Pentru a crea un bilet, introduceți cantitatea pentru acel tip de bilet pe care doriți să îl vindeți. Numărul total de bilete pentru evenimentul tău depinde de contul tău. Deci, dacă aveți un cont care acceptă până la 1000 de participanți, puteți avea un total de 999 de bilete.
Apoi, introduceți numele biletului. De exemplu. Matinala.
Dacă este un eveniment gratuit, biletul va fi gratuit. Pentru un eveniment plătit, biletul poate fi de la 1 USD până la orice doriți. Există un plafon superior pentru prețul biletului, dar OnZoom spune că este destul de mare și destul de puțin probabil să încercați să vă prețuiți biletul la acea valoare. Deci, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la prețul maxim pe care îl puteți decide pentru bilet.
Apoi, introduceți data și intervalul de timp în care biletul va fi disponibil pentru vânzare. Dacă doriți ca participanții să poată cumpăra bilete chiar și în timpul evenimentului, puteți cronometra vânzarea biletului în consecință.
Dacă doriți să faceți biletul disponibil doar anumitor persoane, de exemplu, cei care se înregistrează cu un anumit domeniu, activați comutatorul pentru „Controlați cine se poate înregistra pentru acest bilet”. În curând, îl veți putea pune la dispoziția numai persoanelor invitate prin e-mail. Apoi, bifați caseta de selectare pentru „Utilizatori din domeniile specificate” și introduceți numele domeniului.
În cele din urmă, faceți clic pe „Salvați”.
Pentru a adăuga un alt tip de bilet, faceți clic pe „Adăugați bilet” și repetați procesul și adăugați mai multe bilete pentru eveniment.
Pentru un eveniment de serie, în prezent sunt permise doar două tipuri de bilete. Unul este pentru întreaga serie de evenimente, iar celălalt un bilet drop-in care poate fi achiziționat pentru un singur eveniment din serie.
Apoi, înainte de a face clic pe butonul „Publica”, OnZoom vă recomandă să verificați din nou detaliile evenimentului dvs. Odată ce sunteți sigur, faceți clic pe butonul „Publică”, iar evenimentul tău va fi creat. Dacă nu doriți să îl publicați imediat, faceți clic pe butonul „Salvați” și veți putea să o revedeți oricând.
La eveniment pot participa doar persoanele cu bilet. Chiar dacă partajează linkul pe care îl primesc altora, nu pot participa la eveniment decât dacă se înregistrează pentru acesta și cumpără un bilet. Dacă un participant creează probleme, îl puteți elimina și de la eveniment.
Politica de anulare a evenimentelor dumneavoastră este decisă de dvs. Dacă decideți să aveți o politică de anulare, va trebui să suferiți o ușoară pierdere, deoarece taxa de tranzacție PayPal nu este rambursată. Dar OnZoom sugerează să aveți o politică de anulare, deoarece vă poate afecta evaluarea gazdei. Și o evaluare bună contează pe OnZoom.
OnZoom este un loc minunat pentru a avea evenimente pentru afacerea dvs., dar înainte de a găzdui un eveniment, este important să vă familiarizați cu platforma și cu cele mai bune practici ale acesteia. Este o parte din motivul pentru care OnZoom găzduiește sesiuni de formare obligatorii înainte de a acorda acces gazdă. Deoarece nu este o întâlnire cu oameni pe care îi cunoașteți, este esențial să mențineți securitatea. Pentru aceasta, trebuie să cunoașteți în mod complex funcționarea platformei. Dar odată ce cunoști puțin mai bine platforma, poți găzdui toate evenimentele pe care le dorești.