Luați notițe automate într-o întâlnire folosind funcția Trancrieri live din Microsoft Teams.
Microsoft Teams obișnuia să fie destul de înainte în hoarda de aplicații Workstream Collaboration. Dar în ultimul timp, și-a depășit limitele și mai mult pentru a rămâne relevant în vremurile în schimbare. Datorită schimbării drastice din întreaga ecuație care înconjoară modul în care lucrăm și competiția atrăgătoare, Microsoft Teams și-a adus în mod constant jocul A.
Cea mai recentă adăugare la arsenalul de funcții oferite de Teams este Transcrierea întâlnirilor live. Trancrieri live sunt disponibile în timpul unei întâlniri și nu trebuie să înregistrați o întâlnire pentru a genera aceste transcripții.
Trancrierile vă pot îmbunătăți considerabil experiența întâlnirii. Ele nu vă fac doar întâlnirile mai productive prin automatizarea notelor de întâlnire pentru dvs. Deși nu trebuie să luați notițe manual este un mare plus. De asemenea, fac întâlnirile mai incluzive pentru participanții care sunt surzi sau cu probleme de auz, se află într-un loc zgomotos sau au un nivel diferit de competență lingvistică.
Prin ce este diferită transcrierea de subtitrările live?
Microsoft Teams are o funcție de subtitrare live de ceva timp. Deci, ce este atât de special la transcripțiile întâlnirilor? Cea mai mare diferență este disponibilitatea.
Trancrierile sunt disponibile după o întâlnire. Și le puteți descărca și partaja oricui. Tocmai de aceea le-am numit „note automate de întâlnire”. Dar Teams nu salvează subtitrările.
De asemenea, atunci când activați subtitrările, acestea sunt vizibile numai pentru dvs., dar transcrierea este vizibilă pentru toată lumea, deși utilizatorii pot alege să o ascundă.
Dacă motivul principal pentru care doriți să activați transcripțiile este acela de a face întâlnirea mai incluzivă și mai accesibilă, puteți alege fie transcripții, fie subtitrări. Dar pentru a avea o înregistrare a întregii întâlniri, transcrierea este calea de urmat.
Cerințe preliminare pentru utilizarea transcripției în echipele Misrosoft
Există câteva șiruri atașate cu utilizarea transcripțiilor în Microsoft Teams. În primul rând, este disponibil numai pentru întâlnirile programate și nu pentru întâlnirile de canal sau „Întâlniți acum”. Așadar, dacă agenda ta este incluziunea și o mai bună înțelegere într-o întâlnire improvizată sau pe canal, poți alege subtitrările live.
De asemenea, funcția este disponibilă numai atunci când limba vorbită este engleza SUA. În plus, poate fi folosit doar din aplicația desktop și este disponibil numai pentru anumite licențe. În esență, înseamnă că utilizatorii gratuiti Microsoft Teams și tipurile de licență excluse nu au acces la caracteristică.
Organizațiile cu următoarele licențe au acces la Trancrieri în echipe: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, SKU-uri Microsoft 365 Business Premium.
Utilizatorii GCC, GCC-High și DoD nu sunt eligibili să folosească funcția.
Transcrierea ar trebui să fie, de asemenea, activată pentru organizație de către administratorul IT. Dacă nu găsiți opțiunea pentru transcriere, va trebui să contactați administratorul.
Activarea transcripției pentru organizația dvs
Dacă sunteți administrator IT pentru organizația dvs., accesați centrul de administrare Teams.
Administratorii IT ale organizației pot activa transcrierea pentru toată lumea, incluzând-o în politica globală sau persoane selective, având politici diferite pentru diferiți utilizatori.
Din panoul de navigare din stânga, faceți clic pe opțiunea pentru „Întâlniri”.
Puține opțiuni se vor extinde sub el. Selectați „Politici de întâlnire” dintre acestea.
Pentru a activa opțiunea pentru întreaga organizație, faceți clic pe opțiunea sau „Global (prestabilit la nivelul întregii organizații)”.
Derulați în jos la secțiunea „Audio și video”. Apoi, asigurați-vă că opțiunea „Permite transcrierea” este activată.
Pentru a-l activa selectiv, aveți două opțiuni. Puteți fie să o aveți activată pentru întreaga organizație, apoi să creați o politică personalizată în care opțiunea pentru Transcriere nu este activată și să atribuiți politica utilizatorilor pe care nu doriți să accesați funcția. Sau puteți merge exact în direcția opusă, unde opțiunea nu este activată la nivel global, ci doar în politica personalizată și o puteți atribui utilizatorilor pe care doriți să le poată accesa.
Pentru a crea o nouă politică de întâlnire, accesați pagina „Politici de întâlnire” și faceți clic pe butonul „Adăugați”.
Dați un nume politicii și configurați-o așa cum doriți. Faceți clic pe butonul „Salvare”.
Pentru a atribui politica utilizatorilor, selectați-o și faceți clic pe butonul „Gestionați utilizatorii”.
Un panou va apărea în partea dreaptă. Căutați utilizatorii cărora doriți să le atribuiți politica și faceți clic pe butonul „Aplicați”.
De asemenea, puteți atribui politici oricărui grup de utilizatori din organizația dvs.
Utilizarea funcției de transcriere în întâlniri
Utilizarea funcției în întâlniri este o plimbare în parc. Dar rețineți că puteți transcrie doar întâlnirile programate. Începeți sau alăturați-vă la întâlnirea programată din evenimentul dvs. din calendar.
Organizatorul întâlnirii și persoanele din același chiriaș pot începe transcrierea. Oaspeții, persoanele de la alt chiriaș și utilizatorii anonimi (persoanele care nu doresc să fie identificate în transcriere) nu pot începe transcrierea într-o întâlnire.
Pentru a începe o transcriere, accesați „Mai multe acțiuni” din bara de instrumente a întâlnirii.
Apoi, selectați „Începe transcrierea” din opțiuni.
Veți vedea o notificare că transcrierea a început și ar trebui să anunțați pe toată lumea că sunt transcrise. Dar și alți participanți vor vedea anunțul că întâlnirea este transcrisă. Cu toate acestea, ar trebui să informați pe toată lumea ca o curtoazie pentru participanții care s-au alăturat de la un telefon.
Panoul de transcriere va apărea în partea dreaptă. Transcriptul va include, de asemenea, numele de utilizator și pictograma de profil a participantului, precum și marca temporală.
Toți participanții la întâlnire pot afișa sau ascunde panoul de transcriere în orice moment. Faceți clic pe butonul „Închidere” de pe panou pentru a-l ascunde.
De asemenea, puteți accesa meniul Mai multe acțiuni și selectați „Ascunde transcrierea” de acolo.
Pentru a afișa panoul, selectați „Afișați transcrierea” din meniul Mai multe acțiuni.
Organizatorul întâlnirii și prezentatorii pot opri transcrierea și o pot reporni în orice moment în timpul întâlnirii. Pentru a opri transcrierea, navigați la meniul Mai multe acțiuni și selectați „Opriți transcrierea”.
Toată lumea va primi o notificare că ați oprit transcrierea. Transcrierea se va opri automat când toți părăsesc întâlnirea.
Descărcarea și partajarea transcripțiilor
Transcrierile întâlnirii sunt disponibile pentru descărcare automat după întâlnire în evenimentul din calendar. Accesați „Calendar” din panoul de navigare din stânga.
Apoi, deschideți evenimentul pentru întâlnirea programată.
Pagina întâlnirii va avea o filă suplimentară în partea de sus: „Înregistrări și transcriere”.
Întreaga transcriere va fi disponibilă pentru vizualizare acolo. Pentru a-l descărca, faceți clic pe butonul de descărcare.
Puteți descărca transcrierea fie ca fișier .vtt (un format popular pentru transcrieri), fie ca fișier .docx (document Word).
Trancrierile sunt disponibile pentru descărcare din conturile participantului până când organizatorul întâlnirii le șterge.
Participanții de pe mobil nu pot vedea transcrierea în aplicația mobilă. Pentru a-l face accesibil participanților mobili, descărcați fișierul și încărcați-l pe chat. Accesați chatul întâlnirii și faceți clic pe butonul „Atașați” pentru a încărca fișierul.
Participanții de pe mobil pot găsi apoi fișierul în chatul lor.
Ascunderea identității dvs. în transcripții
Echipele pot identifica persoana care vorbește, iar transcripțiile întâlnirilor includ automat numele de utilizator și numele persoanei. Dacă doriți să rămâneți anonim în transcriere, vă puteți ascunde identitatea. Dar trebuie să faci asta înainte de o întâlnire.
Faceți clic pe pictograma „Setări și altele” (meniu cu trei puncte) de lângă pictograma profilului dvs. din bara de titlu. Apoi, selectați „Setări” din meniu.
Se vor deschide setările. Din meniul de navigare din stânga, accesați „Subtitrări și transcriere”.
Apoi, dezactivați comutatorul pentru „Identificați-mă automat în subtitrări și transcrieri”.
Trancrierile sunt o caracteristică excelentă și Microsoft Teams le face cu siguranță ușor de utilizat. Deci data viitoare când doriți să luați note de întâlnire sau doriți să faceți conținutul întâlnirii accesibil pentru toată lumea, puteți transcrie întreaga întâlnire.