Invitați cu ușurință participanții la întâlnirile Microsoft Teams programate și urmăriți răspunsurile acestora.
Întâlnirile virtuale pot fi epuizante. Toata lumea stie asta. Deci, în calitate de gazdă a întâlnirii, este responsabilitatea dvs. să ușurați procesul cât de mult puteți. O mare parte din asta se rezumă la a nu avea întâlniri improvizate tot timpul.
Fiecare are o mulțime de lucruri în calendar. Și obținerea unui avertisment în avans nu este doar atent, ci și profesionist. Din fericire, este extrem de ușor să invitați oameni la o întâlnire Microsoft Teams. Când programați o întâlnire în Microsoft Teams, puteți invita imediat persoane la întâlnire.
Notă: Pentru conturile Microsoft Teams Free și Personal, nu există nicio opțiune de a adăuga participanți atunci când programați o întâlnire. Trebuie să trimiteți manual linkul întâlnirii. Opțiunea de a trimite invitații la întâlnire este disponibilă numai pentru conturile Microsoft 365.
Accesați fila „Calendar” din panoul de navigare din stânga.
Faceți clic pe butonul „Întâlnire nouă” din colțul din dreapta sus al ecranului. Se va deschide fereastra de programare.
Dați un titlu întâlnirii și selectați ora și data evenimentului. Apoi, accesați „Adăugați participanții necesari” pentru a adăuga persoanele pe care doriți să le invitați la întâlnire. Puteți invita utilizatori atât din interiorul, cât și din afara organizației dvs.
Pentru a invita utilizatori din organizația dvs., introduceți numele acestora. Echipele vor oferi sugestii de la membrii organizației dvs. Faceți clic pe numele lor pentru a le adăuga.
Pentru a invita utilizatori din afara organizației dvs., va trebui să introduceți adresa de e-mail completă a persoanei respective. Apăsați tasta Enter după ce le-ați introdus adresa de e-mail sau faceți clic pe sugestia „Invitați” pentru a-i adăuga ca participanți la întâlnire.
Pentru utilizatorii a căror prezență nu este necesară, faceți clic pe butonul „Opțional” de la sfârșitul casetei de text.
Un nou domeniu se va extinde. Introduceți aici participanții opționali la fel ca și cu participanții obligatorii. Pentru membrii organizației, introduceți numele lor și apoi selectați-l din sugestiile Teams. Pentru membrii din afara organizației dvs., introduceți adresa de e-mail completă.
Teams are, de asemenea, un asistent de programare care vă permite să vă comparați calendarul cu calendarele altor participanți (pentru care este disponibil, oricum) pentru a găsi o oră care se potrivește tuturor. Accesați fila „Asistent de programare” pentru a obține ajutor de la Teams pentru a găsi un moment potrivit.
După ce ați introdus toate detaliile în fereastra de planificare a întâlnirilor, faceți clic pe butonul „Trimite”.
O invitație va fi trimisă tuturor participanților la întâlnire (obligatoriu, precum și opțional), fie la căsuța lor poștală Outlook (pentru persoanele din cadrul organizației), fie adresa lor de e-mail (pentru persoane din afară). Utilizatorii pot să răspundă la întâlnire și să o adauge în calendarul lor folosind invitația pe care ați trimis-o.
Puteți vedea răspunsurile lor în detaliile întâlnirii. Pentru a vedea detaliile întâlnirii, faceți dublu clic pe întâlnire din calendar. Panoul pentru „Urmărire” este în partea dreaptă și arată starea RSVP a tuturor.
De asemenea, puteți invita mai multe persoane la întâlnire după ce ați programat inițial întâlnirea. Deschideți detaliile întâlnirii din calendar fie făcând dublu clic pe ele, fie selectând „Editați” din meniul suprapus.
Apoi, adăugați numele sau adresele de e-mail ale participanților în secțiunea „Obligatori” sau „Opțional” și faceți clic pe butonul „Trimiteți actualizarea”. Utilizatorii care au fost deja adăugați vor primi și o invitație din nou.
De asemenea, puteți anula întâlnirea și toată lumea va primi un e-mail cu actualizarea în care întâlnirea este anulată.
Deschideți detaliile întâlnirii și faceți clic pe butonul „Anulați întâlnirea” din colțul din stânga sus al barei de instrumente pentru detaliile întâlnirii.
Va apărea o casetă de dialog. Puteți adăuga o notă de anulare dacă aveți un mesaj de transmis participanților. În caz contrar, faceți clic pe butonul „Anulați întâlnirea”.
Și iată. Este ușor să trimiți invitații la o întâlnire Microsoft Teams. Tot ce trebuie să faceți este să adăugați utilizatorii pe care doriți să-i invitați în programatorul de întâlniri. De asemenea, Microsoft face extrem de ușor să urmăriți starea invitațiilor sau să anulați complet întâlnirea.