Cum se verifică ortografia în Excel

Puteți verifica greșelile de ortografie într-o singură celulă, mai multe celule, întreaga foaie de lucru, mai multe foi de lucru sau întregul registru de lucru din Excel.

Majoritatea oamenilor știu despre funcțiile de verificare ortografică și de corecție automată ale Microsoft Word și Powerpoint, dar știți că MS Excel facilitează și funcționalitatea de verificare a ortografiei. Nu este la fel de puternic și avansat ca Word, dar oferă funcții de bază de verificare ortografică. Vă permite să verificați ortografia cuvintelor din celulele foilor de lucru și să vă asigurați că foile dvs. sunt fără greșeli.

Spre deosebire de Microsoft Word și PowerPoint, Excel nu verifică automat problemele gramaticale și nu vă verifică ortografia în timp ce introduceți text (subliniindu-le cu roșu). MS Excel vă va anunța despre erorile de ortografie numai atunci când executați manual funcționalitatea de verificare a ortografiei. De asemenea, Excel nu verifică erorile gramaticale.

De cele mai multe ori, ignorăm greșelile de ortografie din Excel, deoarece lucrăm adesea cu numere și formule. Dar, uneori, trebuie să verificați dacă ați făcut greșeli de ortografie atunci când creați rapoarte și seturi de date care pot avea texte precum etichetele coloanelor și rândurilor sau într-o foaie de lucru întreagă. Să învățăm cum să efectuăm o verificare ortografică într-o singură celulă, mai multe celule, o întreagă foaie de lucru, mai multe foi de lucru simultan sau întreg registrul de lucru.

Cum se efectuează verificarea ortografică în Excel

Puteți efectua cu ușurință o verificare ortografică în Microsoft Excel, urmând acești pași:

Există două moduri de a rula funcția de verificare ortografică în Excel: Puteți accesa instrumentul din Panglica Excel sau utilizând comanda rapidă de la tastatură.

Mai întâi, deschideți o foaie de calcul cu unele erori de ortografie și selectați orice celulă. Accesați fila „Revizuire”, faceți clic pe butonul „Ortografie” din partea stângă în grupul de verificare din Panglică Excel.

Alternativ, puteți apăsa și comanda rapidă de la tastatură F7 pentru a deschide caseta de dialog Ortografie. Dacă selectați orice celulă din foaia de calcul, Excel va verifica automat erorile de ortografie în întreaga foaie de calcul curentă.

În orice caz, se va deschide caseta de dialog Ortografie. Excel va începe să verifice greșelile de ortografie din foaia de lucru și va oferi sugestii pentru ortografia corectă.

În caseta de dialog Ortografie, alegeți o sugestie din caseta „Sugestii:” și faceți clic pe butonul „Modificați” pentru a corecta greșeala de ortografie a cuvântului. După ce acea ortografie a fost corectată, se va trece la următoarea eroare. Această casetă va apărea numai pentru celulele cu cuvinte scrise greșit. Aici, vom alege primul cuvânt „Probabilitate” din lista de sugestii pentru a înlocui cuvântul „Probabilitate” scris greșit și vom face clic pe butonul „Schimbare”.

Odată ce toată ortografia a fost corectată, Excel vă va afișa „Verificarea ortografică finalizată”. Ești gata de plecat’ mesaj. Faceți clic pe „OK” în caseta de solicitare pentru a continua.

Excel vă va afișa caseta de dialog Ortografie numai dacă au fost găsite erori în foaie. Dacă nu a fost găsită nicio eroare, Excel vă va afișa același mesaj de mai sus.

Dacă funcția de verificare ortografică nu funcționează (adică butonul „Ortografie” de sub fila Revizuire este inactiv.), probabil că foaia de calcul este protejată. „Deprotejați” foaia de lucru înainte de a verifica greșelile de ortografie.

Caseta de dialog cu diferite opțiuni de ortografie

Înainte de a învăța cum să efectuăm verificarea ortografică pentru celule, foi de lucru întregi, foi de lucru multiple sau întregul registru de lucru, ar trebui să înțelegem diferitele opțiuni din caseta de dialog Ortografie și cum să le personalizăm. Trebuie să alegeți opțiunile adecvate atunci când corectați cuvinte.

Următoarele sunt câteva dintre funcțiile pe care le veți vedea în caseta de dialog Ortografie:

• Ignora o data - Când verificarea ortografică întâlnește un cuvânt pe care îl identifică ca fiind o eroare, iar cuvântul este de fapt corect pentru scopurile dvs., faceți clic pe butonul „Ignorați o dată” pentru a ignora sugestia curentă de eroare a verificării ortografice. De exemplu. Nume, adrese etc.
• Ignora tot – Faceți clic pe această opțiune, dacă doriți să ignorați toate instanțele cuvintelor actuale scrise greșit și să păstrați valorile originale. De exemplu, dacă același nume este repetat de mai multe ori, dacă faceți clic pe această opțiune, veți sări peste toate acele cuvinte fără a le schimba și veți economisi timp.
• Adăugați în dicționar – Dacă Excel consideră cuvântul curent ca o eroare, dar este un cuvânt corect și cel pe care îl folosiți destul de des, atunci puteți adăuga acest cuvânt greșit scris în dicționarul Microsoft Excel, atâta timp cât cuvântul este folosit corect. Acest lucru va face cuvântul ca parte a dicționarului MS și nu va fi semnalat ca o eroare în viitor în niciun registru de lucru, precum și în alte produse Microsoft.
• Schimbare – Când este detectată o eroare de verificare ortografică, Excel vă va afișa o listă de sugestii. Selectați unul dintre cuvintele sugerate și faceți clic pe acest buton pentru a înlocui cuvântul greșit selectat în prezent cu cel corect.
• Schimbați totul – Această opțiune va înlocui toate aparițiile unui cuvânt greșit, precum și pe cel curent cu sugestia selectată.
• Corectare automată – Făcând clic pe această opțiune, Excel va permite să corecteze automat cuvântul greșit cu sugestia selectată. De asemenea, va adăuga cuvântul în lista de autocorectare, ceea ce înseamnă că dacă tastați același cuvânt greșit în viitor, Excel îl va converti automat în sugestia selectată.
• Dicţionar language – Puteți schimba limba dicționarului Excel folosind acest meniu drop-down.
• Opțiuni – Acest buton vă va duce la „Opțiuni Excel” unde puteți revizui sau modifica setările implicite de verificare a ortografice în consecință.
• Anulați ultimul – Faceți clic pe acest buton pentru a anula ultima acțiune.

Personalizarea setărilor pentru verificarea ortografică Excel

Dacă doriți să modificați setările implicite ale verificării ortografice în Excel, faceți clic pe „Opțiuni” în caseta de dialog Ortografie sau accesați fila „Fișier” și faceți clic pe „Opțiuni”.

În fila Verificare a Opțiunilor Excel, veți găsi setările implicite ale Verificării ortografice pe care le puteți personaliza în funcție de nevoile și cerințele dvs.

Excel ignoră cuvintele care sunt cu majuscule (HEETHEN), textul care conține numere (Rage123), adrese IP/fișier sau coduri de internet și nu vor fi considerate o greșeală. De asemenea, semnalează cuvintele repetate ca o eroare. De exemplu, dacă tastați „Salutează-l pe micuțul meu prieten”, se va semnala „pentru” suplimentar ca o eroare. Puteți activa sau dezactiva aceste opțiuni dacă doriți.

Dacă doriți să adăugați sau să editați dicționarul Excel, faceți clic pe opțiunea „Dicționare personalizate”.

Apoi, pentru a edita lista de cuvinte din dicționarele personalizate, selectați „CUSTOM.DIC” sub Lista de dicționari și faceți clic pe butonul „Editați lista de cuvinte...”.

Introduceți cuvântul pe care doriți să îl adăugați în dicționar în câmpul „Cuvânt(e):” și faceți clic pe „Adăugați”. Dacă doriți să eliminați un cuvânt deja adăugat din listă, selectați un cuvânt și faceți clic pe „Ștergeți” sau „Ștergeți toate” pentru a elimina toate cuvintele. Apoi, faceți clic pe „OK” de două ori pentru a închide ambele casete de dialog.

De asemenea, orice cuvânt adăugat în dicționarele personalizate nu va fi semnalat ca eroare în niciun alt produs Microsoft. Dacă ați adăugat un cuvânt la dicționarul personalizat din Excel, acesta nu va fi considerat o eroare în Word sau Powerpoint și invers.

Dacă doriți să modificați setările de corecție automată, faceți clic pe „Opțiuni de corecție automată” din Opțiuni Excel.

Aici, puteți personaliza setările de corecție automată.

Când tastați, este posibil să scrieți greșit unele cuvinte de mai multe ori în foaia de lucru. Puteți remedia aceste greșeli adăugând acele cuvinte în lista de corecție automată. În acest fel, Excel va corecta automat aceste cuvinte în timp ce scrieți.

Pentru a face acest lucru, introduceți cuvântul scris greșit în secțiunea „Înlocuire” și selectați cuvântul corect din lista de mai jos sau introduceți-l în secțiunea „Cu”. Apoi, faceți clic pe „OK” pentru a aplica.

Verificarea ortografică a unei singure celule/text în Excel

Excel vă permite să verificați o singură valoare a celulei (Word) pentru erori de ortografie.

Pentru a verifica ortografia oricărei celule dintr-un document Excel, selectați celula și faceți dublu clic pe ea sau apăsați F2 pentru a intra în modul de editare. Asigurați-vă că sunteți în modul de editare în celulă. Dacă sunteți în modul de editare, veți afișa cursorul de text în celulă și „Editați” în bara de stare din colțul din stânga jos al ferestrei Excel (așa cum se arată mai jos).

Apoi, faceți clic pe butonul „Ortografie” din fila Revizuire sau apăsați F7.

Dacă Excel găsește erori de ortografie, va afișa caseta de sugestii, altfel va afișa un mesaj cu mesajul „Verificarea ortografică este finalizată”.

Selectați cuvântul corect și faceți clic pe „Schimbați” pentru a corecta ortografia. Apoi, faceți clic pe „OK” în caseta de dialog Verificare ortografică finalizată.

Verificați ortografic mai multe celule/cuvinte într-o singură foaie de lucru

Dacă doriți să verificați ortografic mai multe celule împreună, puteți face acest lucru selectând numai acele celule și folosind caseta de dialog Ortografie. Această metodă este utilă atunci când doriți să omiteți coloana de nume sau adresă de la verificarea erorilor, deoarece numele și adresele sunt de obicei marcate ca erori de ortografie.

Mai întâi, selectați celulele sau intervalele sau coloanele sau rândurile pe care doriți să le verificați pentru ortografie. Dacă selectați celule adiacente, atunci pur și simplu utilizați tragerea mouse-ului sau tastele Shift + săgeți pentru a face selecția.

Dacă doriți să selectați celule neadiacente (celule care nu sunt una lângă cealaltă), puteți apăsa și mențineți apăsată tasta Ctrl și faceți clic pe celulele pe care doriți să le selectați. Dacă aveți un număr mare de celule de selectat, apăsați și eliberați Shift + F8 și apoi faceți clic pe câte celule doriți să le selectați. Apoi, apăsați din nou Shift + F8 pentru a dezactiva modul de selecție.

După ce ați selectat celulele, treceți la fila „Revizuire” și selectați „Ortografie” pe Panglică sau apăsați F7.

Caseta de dialog Ortografie va apărea cu câteva sugestii pentru a înlocui primul cuvânt greșit (dacă Excel a găsit) în celulele sau intervalele selectate.

Apoi, selectați sugestia corectă, faceți clic pe opțiunea „Schimbare” sau utilizați „Corectare automată” pentru a selecta automat ortografia corectă și a trece la următorul cuvânt greșit.

Sau, puteți, de asemenea, să faceți clic pe „Ignorați o dată” pentru a respinge sugestia și a trece la următorul cuvânt greșit.

Odată ce primul cuvânt greșit a fost corectat, acesta vă va afișa sugestii pentru următorul cuvânt greșit în aceeași casetă de dialog. Alegeți opțiunile adecvate pentru a remedia eroarea. În mod similar, puteți corecta toate cuvintele scrise greșit, unul câte unul.

După ce toate cuvintele scrise greșit au fost corectate, veți vedea promptul „succes”.

Verificați ortografia întregii foi de lucru

Pentru a verifica ortografic o întreagă foaie de lucru în Excel, selectați orice celulă din foaia de lucru pe care doriți să o verificați sau faceți clic pe fila foii de lucru pe care doriți să executați verificarea ortografică și faceți clic pe opțiunea „Ortografie” (sau apăsați F7 ) din fila „Examinare”.

Excel va începe să verifice erorile și va oferi sugestii pentru a le corecta.

Când executați verificarea ortografică, aceasta verifică ortografia din celula selectată curent și mai departe până la sfârșitul foii de lucru. Dacă selectați celula A1, Excel va începe să verifice toate celulele din primul rând (de la stânga la dreapta), apoi va trece la al doilea rând și va verifica toate celulele din al doilea rând (de la stânga la dreapta) și apoi va trece la al treilea rând și așa mai departe.

De exemplu, dacă selectați A4, va trece pur și simplu prin toate celulele rândului 4 (orizontal) și apoi rândurile de sub acesta. După ce ați verificat toate celulele după A4, Excel vă va afișa o casetă promptă, „Doriți să continuați verificarea la începutul foii?”. Faceți clic pe „Da” pentru a continua verificarea ortografică de la început, așa cum se arată mai jos.

Verificați ortografic mai multe foi deodată

În Excel, puteți verifica ortografia pentru mai multe foi de lucru împreună. Iată cum:

Pentru a verifica ortografia pentru mai multe foi de lucru, apăsați și mențineți apăsată tasta Ctrl și selectați mai multe file pe care doriți să le verificați. Inițiază verificarea ortografică făcând clic pe butonul „Ortografie” din fila „Revizuire” sau apăsând F7.

Aceasta va începe procesul de verificare a ortografiei și, una câte una, toate erorile vor apărea în caseta de dialog.

Alegeți opțiunile adecvate pentru a remedia toate erorile și o casetă de dialog vă va solicita să vă anunțe cu un mesaj de confirmare.

Verificați ortografic toate foile de lucru dintr-un registru de lucru simultan

Dacă aveți multe foi de lucru în registrul de lucru, le puteți verifica cu ușurință pe toate dintr-o singură mișcare.

Pentru a verifica ortografic toate foile de lucru dintr-un registru de lucru, faceți clic dreapta pe fila oricărei foi de lucru și selectați „Selectați toate foile” din meniul contextual.

Aceasta va selecta toate foile de lucru din registrul de lucru. Apoi, apăsați F7 sau faceți clic pe butonul „Ortografie” din fila Panglică Revizuire. Când toate foile de lucru sunt selectate, toate filele vor fi afișate cu un fundal alb, așa cum se arată mai jos.

Acum Excel va verifica ortografic toate foile de lucru din registrul de lucru.

Verificarea ortografică cuvinte într-o formulă

Dacă încercați să verificați un text care face parte din formulă, acesta nu va funcționa și verificarea ortografică se întoarce la începutul foii de lucru. Puteți verifica doar un text care se află în interiorul shell-ului formulei în modul de editare.

Dacă doriți să verificați ortografia cuvintelor dintr-o formulă, faceți dublu clic pe celula cu formula sau selectați cuvintele din interiorul formulei în bara de formule. Apoi, apăsați F7 sau faceți clic pe butonul „Ortografie” din fila Panglică Revizuire pentru a rula verificarea ortografică.

Evidențiați greșelile de ortografie folosind o macrocomandă Excel VBA

Puteți chiar să utilizați Macro-ul Excel pentru a găsi și a evidenția cuvintele scrise greșit în foaia de lucru curentă. Pentru aceasta, trebuie să creați o macrocomandă în editorul VBA. Iată cum faci asta:

Mai întâi, deschideți foaia de lucru în care doriți să evidențiați cuvintele scrise greșit. Apoi, faceți clic pe butonul „Visual Basic” de sub fila „Dezvoltator” sau apăsați tasta de comandă rapidă Alt + F11 pentru a deschide editorul Excel VBA.

În editorul Microsoft VBA, faceți clic pe meniul „Inserare” și selectați opțiunea „Modul”.

Apoi, copiați și inserați următorul cod în Editorul de module:

Sub ColorMispelledCells() Pentru fiecare cl din ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Next cl End Sub

După lipirea codului, faceți clic pe butonul „Run” din bara de instrumente sau apăsați tasta „F5” pentru a rula macro-ul.

După ce rulați macrocomanda, verificați foaia de lucru. Și toate celulele cu cuvinte greșite ar fi fost evidențiate așa cum se arată mai jos.

Acesta este tot ce trebuie să știți despre verificarea ortografică în Excel.