Aveți săli de așteptare în întâlnirile dvs. pentru a le menține în siguranță și fără neplăceri
Sălile de așteptare sunt o funcție foarte râvnită în ecosistemul de conferințe virtuale. Acestea vă protejează întâlnirile de orice accident de securitate, cum ar fi căderea persoanelor nedorite și întreruperea întregii întâlniri. Amploarea cât de dezastruoasă ar putea fi a devenit complet clară la începutul acestui an sub forma Zoombombings.
De atunci, toți organizatorii de întâlniri, fie că găzduiesc întâlniri profesionale sau cursuri, și-au dat seama de importanța unei săli de așteptare.
Ce este o sală de așteptare?
O sală de așteptare într-un ecosistem de întâlniri virtuale este un fel de tampon. Toți participanții la întâlnire trec prin aceasta înainte de a fi admiși în sala de ședințe. Gazda întâlnirii are control complet asupra cine să admită la întâlnire. În acest fel, orice oaspeți neinvitați nu poate intra pur și simplu în întâlnire. După cum puteți vedea, acestea sunt extrem de funcționale și necesare pentru a vă proteja întâlnirile.
Cum se utilizează o sală de așteptare în Webex
Utilizatorii Webex au cerut pentru totdeauna o sală de așteptare sau un hol în întâlniri, unde participanții pot aștepta înainte de a se alătura întâlnirii. Anterior, puteai avea o sală de așteptare în sălile personale de ședințe, dar nu și în întâlnirile programate. Dar Webex Meeting versiunea 40.9 a schimbat asta.
Cum să utilizați sala de așteptare într-o sală de ședințe personală
Fiecare utilizator Webex are o sală de întâlnire personală în Webex care are un link personalizabil și nu expiră niciodată. Este unic numai pentru tine și este întotdeauna disponibil; nu trebuie să-l rezervați în avans pentru a-l folosi. Toate întâlnirile improvizate pe care le aveți în Webex au loc în această sală personală de întâlniri.
Acum, în mod implicit, întâlnirile dintr-o cameră personală nu au nici o sală de așteptare. Dar puteți configura setările pentru a avea unul. Webex are opțiunea de a bloca întâlnirile. Când o întâlnire este blocată, toți participanții care încearcă să se alăture acesteia intră în hol. Gazda îi poate lăsa apoi să intre dacă dorește.
Pentru a bloca o întâlnire în cameră personală, accesați bara de instrumente a întâlnirii și faceți clic pe pictograma „Mai multe opțiuni” (meniu cu trei puncte).
Apoi, activați comutatorul pentru opțiunea „Blocare întâlnire” din meniu.
Toți participanții care se alătură după ce blocați întâlnirea vor trebui să aștepte în hol. Veți primi o notificare pe ecran că există participanți care așteaptă în hol. Faceți clic pe el pentru a vizualiza lista.
Îi puteți admite pe toți cu un singur clic selectându-i pe toți, sau admiteți numai participanții pe care doriți să îi lăsați. Selectați participanții și faceți clic pe butonul „Admit”.
Acum, va trebui să faceți acest lucru pentru fiecare întâlnire din Camera personală pe care doriți să o blocați. Dar având în vedere că vei fi primul la întâlnire, deoarece este improvizată, nu este o problemă atât de mare. Această soluție este perfectă pentru persoanele care nu doresc o sală de așteptare la fiecare întâlnire.
Dar pentru persoanele care doresc funcționalitatea sălii de așteptare în mod implicit în toate întâlnirile, există o altă cale. Configurarea acestei mici setări blochează automat fiecare întâlnire din cameră personală de îndată ce începe.
Accesați webex.com și conectați-vă la spațiul dvs. Webex Meeting. Din meniul de navigare din stânga, faceți clic pe „Preferințe”.
Apoi, accesați „Camera mea personală”.
Se vor deschide setările personale pentru cameră. Derulați în jos la setarea „Blocare automată”. Apoi faceți clic pe caseta de selectare de lângă ea pentru a o selecta.
Când îl selectați, meniul drop-down pentru timp va deveni pe care se poate face clic. Faceți clic pe el și selectați „0” din opțiuni.
Apoi faceți clic pe butonul „Salvare”.
Acum, toate sălile dvs. personale de întâlnire vor avea în mod implicit o sală de așteptare.
Notă: Pentru a putea admite persoane din hol într-o întâlnire blocată, ar trebui să utilizați aplicația desktop Webex Meetings, aplicația desktop Webex Teams sau camera sau dispozitivul de birou înregistrat în cloud Cisco Webex. În caz contrar, nu veți putea admite persoane fără a debloca întâlnirea.
Cum să utilizați o sală de așteptare cu o întâlnire programată
Pentru întâlnirile programate, este deosebit de important să aveți o sală de așteptare. Dacă alți participanți ajung înaintea gazdei, ar trebui să se afle în sala de așteptare de unde gazda îi poate lăsa să intre.
Dar anterior, nu puteai avea această funcționalitate a sălii de așteptare într-o întâlnire programată pe Webex. Toți participanții care au sosit înaintea gazdei nu au putut deloc să se alăture întâlnirii dacă întâlnirea a fost blocată. Au fost nevoiți să se reîmprospăteze și să încerce să se alăture din nou la întâlnire după sosirea gazdei. După cum vă puteți imagina, asta nu este deloc intuitiv. Cum poate un participant să știe de sosirea gazdei la întâlnire?
Dar de la Webex 40.9 înainte, puteți avea o sală de așteptare pentru oaspeți în întâlnirile programate. Invitații sunt utilizatori care fie nu sunt conectați la conturile lor Webex, fie utilizatori externi care nu au un cont Webex pe site-ul dvs. Așadar, toți oaspeții care sosesc înaintea gazdei vor trebui să aștepte în sala de ședințe. Dar orice membru al organizației care sosește înaintea gazdei se va putea alătura direct.
Accesați webex.com și conectați-vă la spațiul dvs. de întâlnire. Apoi, accesați „Întâlniri” din meniul de navigare din stânga.
Faceți clic pe butonul „Programați” pentru a programa o nouă întâlnire.
Sau puteți edita și o întâlnire programată anterior cu noile setări. Deschideți întâlnirea și faceți clic pe butonul „Editați”.
Apoi, după ce ați programat întâlnirea așa cum ați face, derulați în jos și faceți clic pe „Afișați opțiuni avansate”.
Câteva opțiuni se vor extinde sub el. Faceți clic pe „Opțiuni de programare”.
În Opțiuni de programare, accesați „Întâlniri deblocate”. Setarea implicită pentru această opțiune este setată la „Invitații se pot alătura întâlnirii”. Faceți clic pe butonul radio pentru „Oaspeții așteaptă în hol până când gazda îi admite” pentru a-l selecta.
Acum, la fel ca și în cazul setărilor pentru Sala personală de întâlnire, veți vedea opțiunea pentru „Blocare automată”. S-ar putea să vă întrebați de ce pur și simplu nu puteți bloca întâlnirea pentru a activa sala de așteptare, ca în sălile de întâlnire personale.
Doar blocarea întâlnirii fără a activa setarea anterioară nu va crea o sală de așteptare pentru oaspeții care sosesc înaintea gazdei. În schimb, ar intra direct la întâlnire. Deci, activarea opțiunii anterioare este importantă. Dar este, de asemenea, important să rețineți că creează doar o sală de așteptare până când vă alăturați întâlnirii. Pentru a crea o sală de așteptare pentru după, trebuie să blocați întâlnirea.
Acum, puteți activa „Blocarea automată” în timp ce programați întâlnirea sau puteți bloca întâlnirea din bara de instrumente a întâlnirii după ce v-ați alăturat întâlnirii; depinde în întregime de tine. Odată ce întâlnirea este blocată, toți participanții, invitații și membrii organizației deopotrivă ar trebui să treacă prin sala de așteptare.
În cele din urmă, faceți clic pe butonul „Salvare” sau „Programare”.
Pentru întâlnirile programate, nu există nicio opțiune generică care să creeze o sală de așteptare pentru fiecare întâlnire. Va trebui să efectuați acești pași pentru fiecare întâlnire pe care o programați.
Sălile de așteptare într-o întâlnire virtuală sunt extrem de importante pentru a evita orice accident. Și, deși puteți avea o sală de așteptare în întâlnirile Webex, mecanica nu este atât de simplă și simplă. Dar odată ce știi cum să faci, te poți asigura că întâlnirile tale sunt la fel de sigure pe cât ar trebui să fie.