Puteți importa fișierele Google Sheets și Excel (.xslx) în tabelele Notion, exportându-le ca fișiere CSV.
Notion este o soluție de productivitate all-in-one pentru scriere, planificare, gestionarea cunoștințelor, managementul datelor, colaborarea în echipă, printre altele.
Notion este unul dintre cele mai avansate și utile instrumente de baze de date disponibile astăzi. Notion vă permite să creați două tipuri de baze de date: bază de date pe pagină completă sau bază de date în linie (ceea ce înseamnă o componentă de bază de date ca un tabel în mijlocul unui text sau alt document). De asemenea, există cinci tipuri importante de baze de date pe care le puteți crea pe Notion, acestea sunt listă, galerie, tabel, panouri și calendar.
Din ce în ce mai mulți utilizatori care trec de la Google Sheets și Microsoft Excel la Notion datorită flexibilității și capabilităților de personalizare. Dacă ați decis să vă mutați bazele de date în Notion, dar nu știți cum. Aici, în această postare, vom arăta cum să importați foile dvs. Google și fișierele Excel (.xslx sau .xls) în tabelele Notion.
Importarea unui fișier Google Sheet sau Excel în Notion
Notion este o platformă excelentă de baze de date online, care poate fi folosită atât de persoane fizice, cât și de profesioniști.
Notion vă permite să importați date din următoarele tipuri de fișiere:
- Text simplu (.txt)
- Markdown (.md sau .markdown)
- Microsoft Word (.docx)
- CSV (.csv)
- HTML (.html)
De asemenea, puteți importa date din diverse aplicații în Notion.
Pe lângă acestea, puteți încorpora și foi Google în Notion. Dar problema cu încorporarea Foilor de calcul Google este atunci când pierzi accesul la fișier sau fișierul este șters de pe Google Drive sau dacă URL-ul se întrerupe, încorporarea se va întrerupe.
Cel mai bun mod de a importa un fișier Excel sau o foaie Google este să le convertiți mai întâi într-un fișier CSV (.csv) și să le încărcați în Notion.
Cum să importați un fișier Excel în Notion
Deoarece Notion nu acceptă fișiere .xslx (Excel), trebuie să le exportați într-un fișier .csv și apoi să le încărcați/importați în Notion.
Mai întâi, deschideți registrul de lucru Excel pe care doriți să îl importați în Notion. Apoi accesați fila „Fișier” pentru a deschide vizualizarea în culise Excel și selectați „Salvare ca”.
În pagina Salvare ca, selectați „CSV UTF-8 (delimitat prin virgulă)(*.csv)” ca tip de fișier salvat. Acest format acceptă și caractere non-engleze și caractere Unicode-8. Sau puteți alege tipul de fișier simplu „CSV (Comma Delimited)(.*csv)”, care nu acceptă caractere speciale. Ambele vor funcționa bine dacă tabelul conține doar texte, numere și date.
CSV este un fișier text delimitat care conține o listă de date. Ele sunt adesea folosite pentru importarea și exportul de date în aplicații.
Apoi, faceți clic pe butonul „Salvare”. Dacă aveți o singură foaie în registrul de lucru, aceasta va fi salvată imediat. Sau dacă aveți mai multe foi în registrul de lucru, Excel vă va afișa acest mesaj de avertizare, spunând că faceți clic pe „OK” pentru a salva doar foaia activă ca fișier CSV și, dacă aveți mai multe foi, salvați-le individual cu nume diferite.
După ce ați salvat datele ca fișier CSV, deschideți aplicația Notion sau deschideți Notion în browser. Apoi, deschideți pagina de noțiuni în care doriți să importați fișierul CSV și faceți clic pe „Importați” în panoul din stânga, așa cum se arată mai jos.
Se va deschide fereastra de dialog Import. Alegeți opțiunea „CSV” din caseta de dialog.
Acum, navigați la folderul care conține fișierul dvs. CSV în selectorul de fișiere, selectați-l și apoi faceți clic pe „Deschidere”.
Fișierul CSV va fi importat în Notion și datele dvs. Excel vor apărea ca un tabel.
Schimbarea tipului de proprietate în Notion
Odată ce datele au fost importate cu succes, mai trebuie să faceți un lucru și este să verificați dacă tipurile de proprietate (tipurile de date) ale fiecărei coloane se potrivesc cu datele. De cele mai multe ori veți obține tipurile de date corecte, dar uneori datele vor intra în Notion ca texte. De exemplu, dacă importați date valutare sau un format de dată nerecunoscut etc., acesta va veni ca text.
Deci, atunci când se întâmplă acest lucru, va trebui să convertiți coloanele la tipul de proprietate adecvat. Puteți afla tipul de date al coloanei dvs. uitându-vă la pictograma dinaintea titlului coloanei. Dacă aveți texte, va fi o pictogramă paragraf, pictogramă calendar pentru date și semn hash pentru numere și așa mai departe.
După cum puteți vedea mai jos, când am importat acest tabel dintr-un fișier Excel, coloana „Taxă” cu valorile valutare este formatată ca o coloană text. Acum trebuie să schimbăm tipul de proprietate (tipul de date) al coloanei „Taxă” la număr.
Pentru a face acest lucru, faceți clic pe titlul coloanei și veți primi un drop-down. În aceasta, faceți clic pe „Text” sub Tipul proprietății și alegeți tipul de date corespunzător (Număr).
Acum, am convertit valorile, dar am pierdut formatul monedei. Nu vă faceți griji, este ușor de adăugat. Pentru a converti numărul într-un anumit format, treceți cursorul peste una dintre valorile coloanei și veți vedea un 123 buton.
Faceți clic pe 123 butonul și alegeți formatul de număr preferat din listă.
Acum, valorile numerice din coloana Taxă sunt formatate ca monedă.
Cum să importați o foaie Google în Notion
Pentru a importa foi Google în Notion, mai întâi trebuie să descărcați foaia de calcul ca fișier CSV.
Pentru a descărca foile Google, deschideți foaia de calcul Google pe care doriți să o importați și faceți clic pe meniul „Fișier” din bara de meniu. În meniul drop-down, extindeți opțiunea „Download” și alegeți „Comma-separated values (.csv, current sheet)” pentru a descărca fișierul ca fișier CSV.
Apoi, deschideți pagina de noțiuni în care doriți să importați fișierul CSV și faceți clic pe „Importați” în partea de jos a barei laterale din stânga.
Selectați fișierul din selectorul de fișiere și faceți clic pe „Deschidere” pentru a importa acel fișier CSV în Notion.
Acum, foaia dvs. Google este importată în Notion și afișată ca tabel.
Adăugarea unui fișier Excel sau a unei foi Google la o bază de date de noțiuni
În loc să importați date într-un nou tabel Notion, puteți îmbina conținutul dintr-un fișier Excel sau dintr-o foaie Google într-un tabel Notion existent. Amintiți-vă că puteți face acest lucru numai cu tabele de pagină completă, nu cu tabele în linie.
Dar mai întâi, trebuie să vă asigurați că atât tabelul Excel/Google Sheet, cât și tabelul Notion au nume comune de coloane (de exemplu, ambele ar trebui să aibă coloane „Prenume”, „Nume”, „Data” etc.).
Mai întâi, exportați foaia de lucru Excel/foile Google într-un fișier CSV, așa cum am făcut pentru importarea foilor Excel/Google în Notion.
Apoi, deschideți pagina Noțiune care conține tabelul cu care doriți să fuzionați și faceți clic pe elipsa orizontală (…) în colțul din dreapta sus al ferestrei Noțiune.
Apoi, navigați la folderul care conține fișierul CSV exportat în Exploratorul de fișiere și selectați-l. Și faceți clic pe „Deschidere” pentru a îmbina fișierul.
Acum fișierul CSV este îmbinat (anexat) cu tabelul Notion și conținutul acestuia va fi adăugat la sfârșitul tabelului Notion existent (vezi mai jos).
Așa importați bazele de date Excel și foi Google în Notion.