Sunteți copleșit de numărul mare de funcții disponibile în Google Chat Spaces? Ai nevoie de un ghid rapid și ușor? Ei bine, tocmai ai fost servit!
De când a avut loc această pandemie, comunicarea eficientă a fost o provocare majoră pentru aproape fiecare organizație. Deși urăm să recunoaștem asta, suntem cu toții vinovați de comunicare slabă, într-un fel sau două. Fie prea multă comunicare împiedică efectuarea oricărei lucrări, fie prea puțină comunicare duce la executarea unei lucrări greșite.
Ei bine, Spaces este răspunsul Google la această problemă de comunicare. Spațiile au fost întotdeauna un loc unde echipele aveau nevoie de un spațiu central unde oamenii să poată partaja fișiere, să atribuie sarcini și să rămână conectați pentru proiecte pe termen lung.
Cu Gmail având o acoperire de 1,8 miliarde de oameni, nicio altă platformă de colaborare nu se apropie de concurență. Acest lucru este util atunci când doriți să colaborați cu o resursă externă pentru a colabora la un proiect și nimeni nu trebuie să descarce o altă aplicație special pentru a urmări acel singur proiect.
Această populație mamut de platformă ar putea fi, de asemenea, motivul pentru care Google a decis să mențină limita de membri într-un „Spațiu” pentru a fi de 8.000 de oameni.
Fie că tocmai vă alăturați acestei platforme în continuă creștere, fie doriți un curs rapid de reîmprospătare a caracteristicilor sale, acest ghid este de folos tuturor.
Creați un spațiu în Google Chat Spaces
Mai întâi, accesați chat.google.com și conectați-vă la contul dvs. Pentru a crea un spațiu, atingeți pictograma „+” din fila „Spații”. Apoi faceți clic pe opțiunea „Creați spațiu”.
Acum, dați un nume adecvat spațiului. De asemenea, puteți alege și o pictogramă/emoji dacă doriți. Apoi, introduceți numele sau adresele de e-mail ale persoanelor pe care doriți să le adăugați în acest spațiu specific.
După ce ați terminat de adăugat persoane, atingeți butonul „Creați” pentru a crea spațiul.
Alăturarea unui spațiu în Spații de chat Google
Sunt șanse, mai mult decât crearea unui spațiu, să vă alăturați unuia. Prin urmare, este important să știi unde să cauți o invitație.
Pentru a vă alătura unui spațiu, accesați pictograma „+” din fila Spații din bara laterală. Apoi, faceți clic pe opțiunea „Răsfoiește spații” din listă.
Acum, veți vedea toate grupurile la care vi s-a solicitat să vă alăturați. Faceți clic pe pictograma „+” din fila Spațiu special pentru a vă alătura. De asemenea, puteți căuta o anumită invitație tastând numele spațiului în câmpul „Nume spațiu”.
Previzualizează un spațiu înainte de a te alătura
Pot exista invitații Space pe care nu le recunoașteți sau doriți doar să vă uitați la participanți și la mesaje înainte de a lua o decizie.
Pentru a previzualiza un spațiu înainte de a vă alătura, accesați opțiunea „Browse Space” selectând pictograma „+” din bara laterală.
Acum, pe măsură ce treceți cu mouse-ul peste numele spațiului, veți putea vedea opțiunea „Previzualizare”. Faceți clic pe opțiunea „Previzualizare” pentru a obține o privire rapidă asupra spațiului.
Veți putea să „Alăturați” sau „Blocați” spațiul din opțiunile disponibile din colțul din dreapta jos al ferestrei de previzualizare.
Pentru a vedea lista completă a membrilor prezenți în Spațiu. Faceți clic pe pictograma carate inversate situată chiar lângă numele grupului. Apoi, alegeți opțiunea „Vedeți membrii” din lista derulantă.
Veți putea vedea lista membrilor prezenți, precum și a membrilor cărora li se cere să se alăture.
Verificarea invitațiilor spam
La fel ca e-mailul, unele dintre invitațiile legitime din Space ar putea ajunge pe lista de spam. Asigurați-vă că îl verificați atunci când nu puteți găsi o invitație pe care o așteptați.
La fel ca și pașii anteriori, alegeți opțiunea „Răsfoiți spații” din lista din bara laterală.
Acum, faceți clic pe meniul kebab (trei puncte verticale). Apoi, faceți clic pe opțiunea „Invitații spam” pentru a vedea toate invitațiile care au ajuns ca spam.
Menționarea pe cineva într-un spațiu de chat Google
Aproape întotdeauna, spațiul dvs. de chat Google va avea o mulțime de oameni și nu puteți pur și simplu să trimiteți un mesaj fără a menționa persoana în cauză. Astfel, pentru a controla pandemoniul, îți poți direcționa mesajul către o anumită persoană.
Pentru a menționa o anumită persoană, tastați „@” și apoi numele acesteia. De asemenea, veți putea alege persoana în cauză dintr-o listă pop-up apăsând introduce sau făcând clic pe opțiune.
Partajarea fișierelor în Google Chat Spaces
Partajarea fișierelor în Space este foarte utilă și o caracteristică crucială, deoarece este utilă în numeroase situații.
Încărcați un fișier local
Mai întâi, accesați „spațiul” în care doriți să încărcați fișierul. Apoi, faceți clic pe pictograma „săgeată în sus” din secțiunea de jos a ecranului.
Acum, răsfoiți fișierul de pe disc pe care doriți să îl partajați. Faceți dublu clic pe un fișier pentru a-l alege.
Odată ales, puteți adăuga câteva informații textuale pentru a oferi context pentru fișier sau puteți apăsa pe butonul de trimitere pentru a partaja fișierul cu toată lumea.
Adăugați un fișier din Drive
Mai întâi, accesați „spațiul” în care doriți să încărcați fișierul. După aceea, faceți clic pe pictograma „Drive” din colțul din dreapta jos al ecranului.
Acum, răsfoiți fișierul de pe disc pe care doriți să îl partajați. Faceți dublu clic pe un fișier pentru a-l alege.
Odată ales, puteți adăuga câteva informații textuale pentru a oferi context pentru fișier sau puteți apăsa pe butonul de trimitere pentru a partaja fișierul cu toată lumea. Google Chat Spaces va actualiza automat preferințele fișierului, astfel încât toată lumea să-l poată vizualiza.
Creați un document nou
Puteți crea un document nou chiar din fereastra de chat a Space. Acesta va fi salvat în Drive și va fi distribuit instantaneu membrilor actuali ai spațiului respectiv.
Pentru a crea un document nou pentru Space. Faceți clic pe pictograma „Creați un document nou” din secțiunea din dreapta jos a ferestrei de chat.
Veți putea alege tipul de document pe care doriți să îl creați. Opțiunile includ Foi de calcul Google, Documente și Prezentări. Faceți clic pe opțiunea preferată.
Apoi, introduceți numele documentului partajat și faceți clic pe butonul „Partajare” pentru a partaja documentul.
După aceea, documentul se va deschide într-o vizualizare alăturată cu chat pentru a oferi o experiență de colaborare maximă.
Localizarea unui fișier în chat
De multe ori doriți să găsiți rapid un fișier și trebuie să vedeți mesajele partajate cu acesta. Ei bine, Google nu vă va lăsa să parcurgeți sute de mesaje.
Din fereastra de chat a unui anumit spațiu, accesați fila „Fișiere” situată în secțiunea de sus a ecranului.
Veți putea vedea lista tuturor fișierelor partajate în spațiu. Acum, faceți clic pe opțiunea „Vizualizare în chat” prezentă în partea dreaptă a unui anumit fișier.
Adăugați și atribuiți sarcini în Google Chat Spaces
Adăugarea și atribuirea de sarcini este o caracteristică excelentă a Google Chat Spaces. Să-l exploreze în detaliu.
Pentru a crea o sarcină, mergeți la fila „Sarcini” din secțiunea de sus a ecranului.
Acum, faceți clic pe opțiunea „Adăugați o sarcină de spațiu” pentru a adăuga o sarcină. Alternativ, puteți apăsa introduce pentru a crea și o sarcină.
Notă: Secțiunea de sarcini acceptă comenzi rapide de la tastatură pentru majoritatea acțiunilor. Pentru a afișa lista comenzilor rapide acceptate, apăsați Ctrl+/.
Apoi, dați sarcinii un titlu adecvat și adăugați câteva detalii despre aceasta, dacă există. Puteți apăsa introduce pentru a introduce o nouă linie în secțiunea de detalii.
Acum, apăsați Tab sau faceți clic pe opțiunea „Adăugați data/ora” pentru a stabili un termen limită pentru sarcina dvs.
După aceea, selectați data și ora zilei pentru finalizarea sarcinii, apoi faceți clic pe „OK” pentru a confirma.
Notă: Pentru a anula orice acțiune, apăsați Ctrl+Z
Acum, apăsați Tab sau faceți clic pe „Atribuiți” pentru a atribui un destinatar pentru sarcină.
Acum, introduceți numele sau adresa de e-mail a persoanei căreia doriți să îi atribuiți sarcina.
După aceea, apăsați Tab atunci introduce. În caz contrar, faceți clic pe „Butonul Adăugați” pentru a adăuga sarcina.
Ștergeți o sarcină
Pentru a șterge o sarcină, apăsați pictograma „Coș de gunoi” din partea dreaptă a unui element de activitate din listă.
Acum, faceți clic pe ștergere pentru a confirma ștergerea sarcinii selectate.
Sortarea sarcinilor
Sarcinile pot fi, de asemenea, sortate pentru a avea o vizibilitate mai bună și pentru a oferi relativ mai multă urmărire.
Pentru a sorta sarcinile, accesați fila „Sarcini” și faceți clic pe meniul kebab (trei puncte verticale). Apoi, alegeți Ordine data, destinatarul sau spațiul pentru a vedea sarcinile în ordinea respectivă.
Adăugarea unui eveniment din calendar în Google Chat Spaces
Evenimentele din calendar pot servi mai multor scopuri. Să fie pentru o adunare generală a echipei, sau un termen limită care se apropie sau ziua înființării organizației. Funcția de evenimente din calendar nu vă va eșua niciodată.
Pentru a adăuga un eveniment din calendar. Faceți clic pe pictograma „Calendar” din secțiunea de jos a ferestrei de chat Spaces.
Acum, atingeți pictograma carate pentru a deschide toate configurabile pentru evenimentul din calendar.
Pentru a seta data și ora pentru evenimentul din calendar, faceți clic pe dată sau, respectiv, pe oră pentru a seta fiecare componentă individual.
Dacă evenimentul pe care îl adăugați este unul recurent, faceți clic pe opțiunea „Nu se repetă” pentru a seta o recurență a evenimentului din meniul drop-down.
Pentru a adăuga mai multe spații sau persoane pentru eveniment, faceți clic pe opțiunea „Adăugați invitați” și introduceți numele spațiului sau adresa de e-mail pentru persoana pe care doriți să o adăugați.
Pentru a seta nivelul de permisiuni pentru oaspeții dvs., atingeți opțiunea „Permisiuni pentru oaspeți” pentru a vedea permisiunile acordate. Bifați sau debifați elementele adecvate din listă pentru a oferi sau a interzice accesul oaspeților.
Acum, dacă este o întâlnire în aer liber într-o anumită locație. De asemenea, puteți alege locația din opțiunea „adăugați locație”.
Dacă doriți să includeți un link pentru un Google Meet, deoarece majoritatea părților lumii sunt fie blocate, fie nu sunt în siguranță să iasă afară. Faceți clic pe opțiunea „Adăugați conferință video Google Meet” și un link pentru întâlnire va fi inclus împreună cu invitația trimisă tuturor invitaților.
După aceea, dacă doriți să adăugați câteva informații despre întâlnire, cum ar fi să cereți tuturor să-și aducă laptopurile pentru o întâlnire în aer liber sau doar o rezumare a subiectelor întâlnirii. Puteți face acest lucru făcând clic și introducând detalii în opțiunea „Adăugați descriere”.
Apoi, dacă nu doriți ca alte persoane să vadă această întâlnire în calendarul dvs. sau doriți să ascundeți participanții din cauza caracterului confidențial al întâlnirii. Puteți face acest lucru făcând clic pe opțiunea „Vizibilitate” și schimbând-o în „Privat” pentru a ascunde întâlnirea și participanții.
La sfârșit, puteți seta și ora pentru a trimite un memento pentru întâlnire tuturor invitaților. Alegeți opțiunea preferată din lista derulantă.
Acum, faceți clic pe „Salvați și partajați” din colțul din dreapta jos al panoului.
Apoi, pentru a trimite un e-mail de invitație participanților, faceți clic pe opțiunea „Trimite”. Dacă nu doriți să trimiteți invitații, faceți clic pe opțiunea „Nu trimite” sau dacă doriți să schimbați ceva, faceți clic pe opțiunea „Înapoi la editare”.
Creați/Alăturați-vă la întâlniri Google Meet din Google Chat Spaces
Meet from Google este foarte de încredere și mai ales în vremuri ca acestea, una dintre cele mai bune alternative de a avea o discuție față în față fără colegi. De la actualizarea Google Chat, Meet a fost integrat frumos cu Spaces pentru a spori productivitatea și a reduce schimbarea aplicațiilor.
Există două moduri în care puteți încorpora un Google Meet în spațiul dvs. Să le verificăm pe amândoi.
Întâlnește-te din chat într-un singur clic
Există situații în care nu poți aștepta până seara sau a doua zi pentru a discuta despre o dezvoltare recentă a proiectului. Fie că este vorba despre feedback de la client cu privire la un anumit modul sau tocmai ați descoperit o eroare majoră. Convocarea Meet este cât se poate de ușoară.
Pentru o întâlnire improvizată, accesați fereastra de chat a spațiului specific. Apoi, adaugă un context textual, astfel încât oamenii să se poată pregăti mental să tragă toată noaptea.
Acum, faceți clic pe pictograma camerei video din colțul din dreapta jos al ferestrei. După aceea, apăsați pe trimite pentru a trimite linkul pentru a vă alătura Meet.
Adăugați Meet la un eveniment existent
Știm ce veți spune, tocmai v-am arătat o modalitate de a încorpora Google Meet atunci când creați un nou eveniment din calendar. Dar dacă ați creat deja un eveniment și acum doriți să inserați un link Meet? Ei bine, citește în continuare.
Pentru a adăuga un link Google Meet la un eveniment existent. Faceți clic pe pictograma „Calendar” prezentă în secțiunea extremă din dreapta a ecranului, chiar sub pictograma contului dvs.
Acum, faceți clic pe evenimentul existent pe care doriți să îl adăugați linkul Google Meet.
Apoi, faceți clic pe pictograma „Editați evenimentul” pentru a deschide configurațiile evenimentului.
După aceea, faceți clic pe opțiunea „Adăugați conferință Google Meet” pentru a adăuga linkul Meet.
Acum, faceți clic pe „Salvați” pentru a confirma modificările.
După aceea, puteți alege să trimiteți invitația tuturor invitaților cu informațiile actualizate. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe opțiunea „Trimite”. De asemenea, puteți adăuga un context pentru adăugarea linkului Meet, astfel încât participanții să știe de ce au primit invitația din nou.
Sfaturi rapide pentru Spații de chat Google
Iată câteva sfaturi rapide pentru Google Chat Spaces. Aceste sfaturi vă vor ajuta să utilizați Spaces mai eficient ca niciodată, deoarece vă veți familiariza cu fiecare colț și colț al acestora.
Schimbați numele spațiului și emoji
Mai întâi, atingeți numele spațiilor din secțiunea de sus a ecranului. Apoi, faceți clic pe opțiunea „Editați numele și emoji”.
Gestionarea notificărilor de spațiu
Există de multe ori când un spațiu este deosebit de vorbăreț sau sute de mesaje vărsă și vă împiedică productivitatea.
Notifică mai puțin
Pentru a primi notificări numai atunci când sunteți menționat. Faceți clic pe meniul kebab (trei puncte verticale) situat lângă numele spațiului din bara laterală. Apoi, faceți clic pe opțiunea „Notificări” din listă.
Acum, faceți clic pe opțiunea „Notificați mai puțin” pentru a primi notificări numai atunci când sunteți menționat. Apoi, faceți clic pe salvare pentru a confirma modificările.
Oprește notificările
De asemenea, puteți dezactiva complet notificările pentru un anumit spațiu. Cu toate acestea, Google vă va trimite e-mail pentru orice mențiuni necitite.
Mai întâi, faceți clic pe meniul kebab (trei puncte verticale) situat lângă numele spațiului din bara laterală. După aceea, faceți clic pe opțiunea „Notificări” din listă.
Apoi, faceți clic pe opțiunea „Notificări dezactivate” și apăsați pe Salvare pentru a confirma modificările.
Vedeți membrii online actuali
Dacă apare vreodată nevoia de a vedea care dintre membrii Spațiului sunt online în prezent. Google are o prevedere adăugată pentru aceasta.
Din fereastra de chat Space, faceți clic pe numele Space. Apoi, faceți clic pe opțiunea de vizualizare a membrilor din listă.
Acum, pentru a identifica membrii actuali online, căutați punctul verde de lângă numele lor din listă.
Deschideți un fișier partajat în vizualizare alăturată în chat
Pot exista momente în care doriți să vedeți un fișier partajat în Google Chat Space și să aveți fereastra de chat deschisă pentru a lua o decizie rapidă în același sens.
Pentru a deschide un fișier în vizualizare una lângă alta, localizați fișierul în chat și faceți clic pe pictograma „Deschideți în chat” pentru a deschide documentul și, de asemenea, pentru a avea fereastra de chat fixată pe lateral.
Minimizați fereastra Google Chat Space
Fereastra de chat Google Space se deschide în mod implicit maximizat. Poate crea un pic de inconvenient atunci când încercați să aveți mai multe conversații. Cu toate acestea, puteți minimiza și redimensiona în funcție de nevoile dvs.
Pentru a minimiza fereastra de chat a unui anumit spațiu, faceți clic pe pictograma săgeată spre interior.
Chatul Space va fi acum minimizat și va fi localizat în secțiunea inferioară a ecranului.
Redimensionați o fereastră de chat
Redimensionarea unei ferestre poate fi utilă, atunci când mesajele care vin în spațiu sunt puțin lungi și astfel devin puțin greoaie de citit într-o fereastră mai mică.
Redimensionați pe verticală
Pe o filă minimizată a unui anumit spațiu, plasați mouse-ul pe marginea de sus a ferestrei. După ce vedeți o pictogramă săgeată în sus, faceți clic și țineți apăsat butonul mouse-ului și trageți în sus pentru a redimensiona fereastra.
Redimensionați pe orizontală
Pe o filă minimizată a unui anumit spațiu, plasați mouse-ul pe fiecare margine a ferestrei. După ce vedeți o pictogramă săgeată lateral, faceți clic și țineți apăsat butonul mouse-ului și trageți lateral pentru a redimensiona fereastra.
Redimensionați în diagonală
Pe o filă minimizată a unui anumit spațiu, plasați mouse-ul pe marginea colțului ferestrei. După ce vedeți o pictogramă săgeată diagonală, faceți clic și țineți apăsat butonul mouse-ului și trageți în diagonală pentru a redimensiona fereastra.
Fixați un spațiu
Puteți fixa oricând un spațiu în partea de sus la secțiunea Spațiu pentru a apărea mereu, indiferent de mesajele necitite din grupul dvs. de spații.
Pentru a fixa un spațiu, faceți clic pe meniul kebab (trei puncte verticale) situat chiar lângă numele spațiului și faceți clic pe opțiunea „Pin” din listă.
Ei bine, asta este tot ce trebuie să știți despre Google Chat Spaces. Acum, fii un comunicator eficient și un colaborator la fel de eficient.