Sortarea datelor ajută la organizarea sau aranjarea datelor într-o ordine specificată pentru a găsi rapid valori. În Excel, puteți sorta un interval sau un tabel în funcție de texte, numere, date și oră pe una sau mai multe coloane. De asemenea, puteți sorta datele în funcție de culoarea celulei, culoarea fontului sau pictograma de formatare personalizată.
Excel are câteva opțiuni avansate de sortare încorporate pentru a ajuta la gestionarea datelor. În acest articol, vom discuta despre diferitele metode de sortare a datelor într-o ordine specificată, precum și despre diferitele criterii.
Sortarea datelor în Excel
Înainte de a sorta datele, trebuie să alegeți dacă doriți să sortați întreaga foaie de lucru sau doar un interval de celule.
Sortarea aranjează toate datele din foaia de calcul pe o coloană sau mai multe coloane. De asemenea, puteți alege să sortați o singură coloană a foii de lucru. Puteți sorta datele pe baza de text, numere, date și oră.
Vom folosi următorul exemplu pentru a vă arăta cum să efectuați diferitele metode de sortare în Excel.
Dacă doriți să sortați rapid datele, faceți clic pe orice celulă din coloana pe care doriți să o sortați. În exemplul de foaie de calcul de mai jos, dorim să ne sortăm datele după numele „reprezentantului”. Deci, faceți clic pe orice celulă din coloana B.
Accesați fila „Date” și faceți clic pe pictograma de sortare „AZ”, care vă va sorta data după numele „reprezentantului”.
Acum, datele dvs. sunt sortate după numele reprezentanților. Când coloana B este sortată, rândurile corespunzătoare fiecărei celule din coloana B se vor muta odată cu aceasta.
Sortarea datelor într-o singură coloană
Puteți sorta datele într-o singură coloană, ceea ce nu va afecta coloanele adiacente din foaia de lucru. Mai întâi, selectați intervalul/coloana (Articol) pe care doriți să o sortați.
Apoi, accesați fila „Date” și faceți clic pe pictograma de sortare. Excel vă va afișa un mesaj „Sort Warning”. În aceasta, selectați opțiunea „Continuați cu selecția curentă” și faceți clic pe „OK”.
Acum, doar intervalul „Articol” (coloana) este sortat în ordine alfabetică. Amintiți-vă, sortarea unei singure coloane va nepotrivi întreaga foaie de lucru cu acea coloană.
Sortarea datelor după dată/oră
Puteți sorta data, ora, numărul în același mod în care sortați textul în Excel. Numerele pot fi sortate de la cel mai mic la cel mai mare sau de la cel mai mare la cel mai mic, iar datele și ora pot fi sortate de la cel mai nou la cel mai vechi sau de la cel mai vechi la cel mai nou.
Puteți fie să selectați o celulă din coloana pe care doriți să o sortați și să faceți clic pe pictograma „AZ” sau „ZA” din fila „Sortare și filtrare” Grup de date pentru a sorta datele în ordine crescătoare sau descrescătoare. Sau faceți clic pe pictograma „Sortați” de lângă pictogramele de sortare rapidă din fila „Date”.
Se va deschide fereastra de dialog Sortare. Deschideți meniul derulant „Sortare după”, acest meniu derulant va lista toate anteturile dvs. de coloană din foaia de lucru și, deoarece, dorim să sortăm setul de date după dată, selectați opțiunea „Data comandă”. Apoi, selectați opțiunea „De la cel mai nou la cel mai vechi” din meniul derulant „Comandă” pentru a sorta datele în ordine crescătoare.
Rezultatul este afișat în următoarea captură de ecran.
Sortarea datelor după culoarea celulei/culoarea fontului/pictograma celulă
Pentru a vă sorta datele după culoarea celulei, culoarea fontului sau pictograma celulei, deschideți caseta de dialog „Sortați” făcând clic pe pictograma „Sortați” din fila Date. Apoi, alegeți opțiunea din meniul „Sort on”. Aici, alegem „Culoare celule” pentru a sorta setul de date.
Apoi, alegeți culoarea pe care doriți să fie în partea de sus a coloanei. Apoi, faceți clic pe „OK”.
Așa va arăta un tabel sortat în funcție de culoarea celulei.
Sortarea datelor pe mai multe niveluri (sortarea mai multor coloane)
Sortarea pe mai multe niveluri vă permite să sortați datele (tabelul) după valorile unei coloane și apoi să le organizați din nou după valorile unei alte coloane.
De exemplu, mai întâi sortăm setul de date după numele „Articol” și apoi îl sortăm din nou după „Data comandă”. Pentru a face acest lucru, selectați orice celulă din tabel și faceți clic pe pictograma „Sortați” din fila „Date”.
În caseta de dialog „Sort”. Selectați „Articol” din lista derulantă „Sortare după”. Apoi faceți clic pe „Adăugați nivel” și selectați „Data comandă” din lista derulantă „Apoi după”. Faceți clic pe „OK”.
Acum, înregistrările sunt sortate în primul rând după articol și după data ordinii.
Sortare într-o comandă personalizată
Uneori nu doriți să sortați după text, număr sau dată. Uneori doriți să sortați după altceva, cum ar fi luni, zile ale săptămânii, regiuni sau alt sistem organizațional.
Să aveți următorul tabel și doriți să îl sortați în funcție de prioritatea comenzilor.
Pentru a face asta, faceți clic pe orice celulă din setul de date și deschideți caseta de dialog „Sortați” din Panglica Excel.
Apoi, în meniul derulant „Sortare după”, selectați „Prioritate”; în meniul derulant „Sort On”, selectați „Cell Values”; iar în meniul drop-down „Comandă”, selectați „Lista personalizată”.
Când faceți clic pe opțiunea „Liste personalizate” din meniul derulant, se va deschide caseta de dialog Liste personalizate.
Aici, introduceți lista personalizată în „Inregistrări din listă:” și faceți clic pe „Adăugați”. De exemplu, adăugăm în listă priorități High, Normal și Low.
O nouă ordine de sortare este acum adăugată la lista personalizată. Selectați lista și faceți clic pe „OK”.
Acum, puteți selecta ordinea de sortare personalizată din meniul drop-down „Comandă”.
Acum, setul de date este sortat după Prioritate (Ridicat, Normal, Scăzut).
Sortarea datelor într-un rând
În loc de coloane, puteți sorta datele după rânduri. Pentru a face acest lucru, selectați orice celulă într-un rând și faceți clic pe pictograma „Sortați” din grupul „Sortați și filtrați” din Panglică.
În caseta de dialog „Sort”, faceți clic pe butonul „Opțiuni”.
Selectați opțiunea „Sortare de la stânga la dreapta” în loc de „Sortați de sus în jos” sub Orientare din caseta de dialog „Opțiuni de sortare”. Și faceți clic pe „OK”.
Apoi, selectați rândul pe care doriți să-l sortați din meniul drop-down „Sort by” și faceți clic pe „OK”.
După cum puteți vedea mai jos, setul de date este acum sortat după valorile din rândul selectat.
Acum ați învățat să sortați în Excel, vă puteți reorganiza rapid foaia de lucru prin sortarea datelor.