Dacă doriți să imprimați etichete de corespondență dintr-o listă de adrese pe care o mențineți într-o foaie de calcul Excel, puteți utiliza funcția de îmbinare a corespondenței din Microsoft Word
Microsoft Excel este locul ideal pentru stocarea informațiilor de contact și adresa clienților. Puteți organiza cu ușurință o listă de corespondență/listă de adrese în Excel. Dar imprimarea etichetelor, plicurilor, felicitărilor sau orice altceva ar putea fi o muncă grea.
Să presupunem că doriți să trimiteți o corespondență în masă către o listă de corespondență pe care o mențineți într-o foaie de calcul Excel, cel mai bun mod în care puteți face acest lucru este folosind funcția de îmbinare a corespondenței Microsoft Word. Prin crearea unui document de îmbinare a corespondenței în Microsoft Word și conectarea acestuia la o foaie de lucru Excel, puteți extrage datele din lista Excel în etichete imprimabile pentru a fi trimise prin corespondență.
Cum să faci etichete de corespondență în Word dintr-o foaie Excel
Cu funcția Microsoft Word Mail Merge, puteți crea o foaie de etichete de corespondență dintr-o foaie Excel pe care o puteți imprima. Dacă nu știți cum să imprimați în masă etichetele din Excel, atunci citiți acest ghid pas cu pas.
Pregătiți-vă lista de corespondență în Excel
Pentru a crea și imprima etichetele de corespondență, mai întâi, trebuie să configurați corect foaia de lucru. Introduceți antetul coloanei în prima celulă a fiecărei coloane și completați informațiile respective sub acele anteturi de coloană. Deoarece dorim să creăm etichete de corespondență, creați o coloană pentru fiecare element pe care doriți să îl adăugați la etichete (cum ar fi numele, numele, adresa etc.).
De exemplu, dacă intenționați să creați etichete de corespondență dintr-o foaie Excel, ar avea probabil aceste informații de contact de bază (ca titluri de coloană):
- Nume
- Numele de familie
- Adresa străzii
- Oraș
- Stat
- Cod postal
Vedeți captura de ecran de mai jos:
Când introduceți date în Excel, împărțiți informațiile în coloane individuale. De exemplu, în loc să creați o singură coloană cu nume, împărțiți numele în coloane separate, cum ar fi titlu, prenume, al doilea nume, prenume, ceea ce ar facilita îmbinarea datelor cu documentul Word.
Când introduceți date, asigurați-vă că foaia de lucru nu conține rânduri sau coloane goale. Salvați foaia de lucru după ce ați terminat de introdus datele.
Denumiți lista de corespondență
După ce ați creat setul de date, dați un nume datelor prezentate în foaia de lucru. Pentru a face asta,
Selectați lista de adrese din foaia Excel, inclusiv anteturile. Apoi, accesați fila „Formule” și faceți clic pe „Definiți numele” din grupul Nume definite.
Se va deschide o nouă casetă de dialog, introduceți numele în caseta „Nume” și faceți clic pe „OK”. Dacă numele are mai multe cuvinte, adăugați liniuță de subliniere (_) între ele (Fără spațiu sau cratime permise).
Confirmați formatul fișierului
Va trebui să conectați documentul Word la foaia de lucru Excel care conține o listă de corespondență pentru a vă imprima etichetele. Dacă conectați Word la Excel pentru prima dată, va trebui să activați un format de conversie care vă va permite să convertiți fișiere între cele două programe Microsoft.
Pentru a face acest lucru, mai întâi, deschideți programul Microsoft Word. Faceți clic pe fila „Fișier” și selectați „Opțiuni” în partea de jos a panoului din stânga.
Se va deschide o nouă fereastră „Opțiuni pentru cuvinte”. În aceasta, faceți clic pe „Avansat în panoul din stânga și derulați în jos la secțiunea „General”. Verificați opțiunea „Confirmați conversia formatului de fișier la deschidere” și faceți clic pe „OK”. Acest lucru vă va permite să importați cu ușurință date din Excel.
Configurați documentul de îmbinare prin corespondență în Word
Apoi, trebuie să configurați documentul principal de etichetă în MS Word pentru etichetele de corespondență pe care doriți să le adăugați.
Deschideți un document Word gol. Accesați „Mailing-uri” și faceți clic pe pictograma „Start Mail Merge”. Apoi, opțiunea „Etichete” din meniul drop-down.
De asemenea, puteți alege opțiunea „Asistent de îmbinare a corespondenței pas cu pas”, care vă va ghida prin proces.
Va apărea fereastra de dialog „Opțiuni etichete”, aici puteți selecta furnizorul de etichete și numărul produsului. Alegem producătorul de etichete 3M ca furnizor, deoarece acesta este marca pe care o folosim. Dar dacă utilizați un anumit furnizor, de ex. Avery, atunci le poți alege în schimb.
Apoi, faceți clic pe butonul „Detalii” din colțul din stânga jos al ferestrei Opțiuni etichete și se va deschide o nouă casetă de dialog. Aici, puteți modifica marginile, înălțimea, lățimea, pasul și dimensiunea etichetei. Faceți clic pe „OK” după efectuarea modificărilor.
Acum, pagina Word va apărea astfel:
Conectați foaia de lucru la etichetele cuvântului
Acum, ați configurat etichete goale în Microsoft Word pentru a primi informații din Excel. Apoi, ar trebui să conectați documentul Word la foaia de lucru care conține lista dvs. de corespondență/adrese pentru a transfera datele pe etichetele dvs.
Accesați fila „Mailing-uri” din documentul Word și selectați opțiunea „Selectați destinatari”. În meniul drop-down, faceți clic pe opțiunea „Utilizați o listă existentă”.
Navigați la foaia de calcul Excel cu lista de corespondență în fereastra Selectați sursa de date, selectați fișierul și faceți clic pe „Deschidere”.
Dacă vedeți o casetă de dialog Confirmare sursa de date, alegeți „Fișierele bazei de date OLE DB” și faceți clic pe butonul „OK”.
Va apărea o altă fereastră pop-up numită Select Table. Dacă ați denumit lista de adrese (Customer_Mailing_List), selectați-o și faceți clic pe „OK”. Dacă nu, selectați foaia de lucru care conține lista dvs. și faceți clic pe „OK”.
După cum puteți vedea, documentul Word este acum umplut cu etichete de adresă care spun „«Înregistrare următoare»”.
Editați lista de destinatari pentru îmbinare prin corespondență
Faceți clic pe opțiunea „Editați lista destinatarilor” din fila „Mailing-uri”.
Va apărea fereastra „Destinatari de îmbinare a corespondenței” care listează toți destinatarii din lista de adrese. Toate vor fi selectate implicit. Aici puteți sorta, filtra, adăuga sau elimina destinatari din lista dvs.
Debifați caseta de selectare de lângă numele destinatarilor pe care nu îi doriți în etichete.
Adăugați câmpuri de îmbinare prin corespondență
Acum, trebuie să adăugați câmpuri de îmbinare prin corespondență în document înainte de a putea finaliza îmbinarea. Când adăugați câmpuri de îmbinare prin corespondență la etichete, acele câmpuri vor deveni substituenți pentru antetele coloanei din foaia de lucru. Odată ce îmbinarea este finalizată, substituenții vor fi înlocuiți cu datele din lista de corespondență Excel.
Pentru a adăuga câmpuri de îmbinare a corespondenței, faceți clic pe „Bloc de adrese” din grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Mailing.
Aici, puteți specifica formatul potrivit pentru ca numele destinatarului să apară pe etichetă. Veți vedea o previzualizare a modelului de adresă selectat în secțiunea „Previzualizare”. Faceți clic pe „OK” pentru a adăuga câmpurile.
Dacă părțile blocului de adrese lipsesc sau nu se potrivesc cu formatul de adresă ales, înseamnă că titlurile coloanelor din lista de adrese din Excel diferă de câmpurile implicite de îmbinare a corespondenței Word. Faceți clic pe butonul „Potriviți câmpurile” pentru a potrivi câmpurile potrivite cu câmpurile necesare pentru blocul de adrese.
În fereastra „Potriviți câmpurile”, verificați dacă câmpurile necesare pentru blocul de adrese se potrivesc cu coloana din registrul de lucru. Dacă nu, faceți clic pe butonul derulant de lângă câmpul necesar și potriviți-l cu un titlu de coloană din fișierul Excel. După ce ați terminat, faceți clic pe „OK”.
Acum, „«AddressBlock»” va apărea în prima etichetă a documentului dvs.
Apoi, trebuie să copiați formatul etichetei și aspectul primei etichete (<>) în restul etichetelor din documentul Word. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe „Actualizați etichete” în panoul Scriere și inserare din fila Mailings.
Efectuați îmbinarea corespondenței
Înainte de a îmbina documentul Word și fișierul Excel, să aruncăm o privire la cum vor arăta etichetele finite.
Pentru a vă revizui rezultatele, alegeți opțiunea „Previzualizare rezultate” din bara de sus.
Acum, puteți efectua îmbinarea corespondenței.
Puteți formata eticheta previzualizată curent în fila Acasă. Puteți chiar să modificați tipul fontului etichetelor, dimensiunea fontului, culoarea fontului etc. după bunul plac. Odată ce ați terminat de formatat eticheta previzualizată în prezent, faceți clic pe „Actualizați etichete” sub fila Mailings pentru a aplica formatarea tuturor etichetelor.
Pentru a efectua îmbinarea, accesați fila „Mailing-uri”, faceți clic pe opțiunea „Finish & Merge” din grupul Finish. Selectați opțiunea „Editați documente individuale” din meniul drop-down.
Va fi afișată o mică fereastră pop-up numită „Merge to New Document”. În aceasta, selectați „Toate” sub Îmbinare înregistrări și faceți clic pe „OK” pentru a finaliza.
Acum informațiile din lista dvs. de adrese vor fi transferate pe etichetele dvs. și va apărea un nou document cu etichetele de corespondență din lista dvs. de adrese Excel. Acum puteți edita, formata, imprima și salva acest document cu etichetă la fel ca orice alt document Word.
Sfat bonus: Adăugați chenaruri la Etichete
Este dificil să tăiați etichetele fără margini. Pentru a adăuga margini, faceți clic pe pictograma plus (+) din partea stângă sus a textelor.
Acum sunt selectate toate etichetele din document, faceți clic pe pictograma „Chenar” din meniul plutitor și faceți clic pe „Toate chenarele” din opțiuni.
Imediat, veți vedea margini între diferitele etichete.
Tot ce mai rămâne de făcut acum este să vă imprimați etichetele, să le tăiați, să le lipiți pe e-mailuri și să vă trimiteți e-mailurile.