Puteți crea o listă drop-down în Foi de calcul Google folosind lista de articole dintr-o serie de celule sau introducând manual elementele.
O listă derulantă (cunoscută și ca meniu derulant sau meniu derulant) este un meniu, similar unei casete de listă, care permite utilizatorilor să aleagă o opțiune dintr-o listă de opțiuni predefinite. Lista derulantă asigură că utilizatorii introduc în celule numai valorile care sunt disponibile într-o listă dată.
Când colaborați pe Foi de calcul Google, uneori, vă recomandăm ca alți utilizatori să introducă valori repetate într-o coloană. Pentru a evita inexactitatea, greșelile de scriere și pentru a face elementul de fixare a introducerii datelor, poate doriți să adăugați o listă derulantă pentru a vă asigura că utilizatorii introduc doar valorile furnizate.
De exemplu, creați o listă de sarcini pe care doriți să le îndeplinească echipa dvs. Și doriți ca echipa dvs. să actualizeze starea fiecărei sarcini ca Terminat, În așteptare, Prioritate, Omis și Sarcină în curs. Pentru a face acest lucru, puteți crea un meniu derulant cu o listă de stări ale sarcinilor din care utilizatorul poate selecta în loc să introducă datele manual.
În acest tutorial, vom acoperi totul despre crearea și gestionarea unei liste derulante în Foi de calcul Google.
Crearea unei liste drop-down în Foi de calcul Google
Drop-down este o funcție de validare a datelor care permite utilizatorilor să controleze ceea ce poate fi introdus în foaia de lucru. Puteți crea rapid un drop-down folosind caseta de dialog de validare a datelor din Foi de calcul Google.
Există două moduri în care puteți adăuga un meniu drop-down în Foi de calcul Google. Puteți fie să creați o listă derulantă cu valorile dintr-un interval de celule, fie să specificați manual elemente pentru listă.
Creați un meniu drop-down utilizând o serie de celule în Foi de calcul Google
Puteți crea o listă derulantă în Foi de calcul Google utilizând o listă de elemente conținute într-o serie de celule.
Mai întâi, deschideți foaia de calcul Google și introduceți lista de elemente dintr-o serie de celule pe care doriți să le includeți în lista derulantă. Aici, în acest exemplu de foaie de calcul, avem o listă de nume de orașe ca sucursale.
Apoi, selectați celula sau intervalul de celule în care doriți să creați lista drop-down. Poate fi pe aceeași foaie de lucru sau pe o foaie de lucru separată.
Apoi, faceți clic pe meniul „Date” din partea de sus a foii de calcul și selectați opțiunea „Validare date” din meniul drop-down.
Sau faceți clic dreapta după ce ați selectat celulele și selectați „Validarea datelor” în partea de jos a meniului contextual.
Va apărea caseta de dialog de validare a datelor. Aici puteți defini și personaliza lista derulantă cu diferite setări.
Interval de celule
Primul câmp, „Interval de celule”, specifică locația în care va fi creată lista derulantă. Deoarece am selectat deja un interval pentru aceasta, acesta este completat automat.
De asemenea, puteți modifica acest lucru făcând clic pe o „pictogramă tabel” în câmpul Interval de celule și selectând intervalul de celule în care doriți să inserați lista derulantă.
Criterii
În continuare, secțiunea Criterii are o listă de opțiuni într-un drop-down și aveți nevoie doar de primele două opțiuni. Nu puteți crea un meniu derulant cu celelalte opțiuni.
Faceți clic pe meniul drop-down și selectați opțiunea „Lista dintr-un interval” pentru a adăuga un interval ca criteriu.
În câmpul de lângă acesta, introduceți referința/intervalul de celule care conține toate valorile pe care doriți să le includeți în lista derulantă. În loc să introduceți manual intervalul, faceți clic pe pictograma „Selectați intervalul de date” (pictograma tabel).
Va apărea o altă fereastră pop-up numită Selectați un interval de date. Acum, doar selectați celula/intervalul care conține lista de articole și locația este adăugată automat în caseta de dialog „Selectați un interval de date”. Apoi, faceți clic pe „OK”. Când selectați un interval dintr-o altă foaie, numele foii este de asemenea inclus în locația listei.
În exemplul de mai sus, lista de articole din A2:A13 din foaia 3 și meniul derulant sunt create în C2:C17 din foaia 4.
Afișați lista drop-down în celulă
Asigurați-vă că caseta de selectare „Afișați lista derulantă în celulă” este activată. Dacă această opțiune a rămas nebifată, puteți în continuare să introduceți elementele din listă făcând dublu clic pe celulă, dar nu veți vedea pictograma drop-down în celulă.
Pe date nevalide
De asemenea, puteți alege ce se întâmplă atunci când cineva introduce ceva (date invalide) care nu este pe listă. Puteți alege fie butonul radio „Afișare avertisment”, fie „Respinge intrarea” pentru setarea „On date invalide”. Opțiunea „Afișare avertisment” acceptă intrarea utilizatorului, dar cu un avertisment, în timp ce opțiunea „Respinge intrarea” respinge în întregime intrarea.
Aspect
Cu opțiunea Aspect, puteți oferi utilizatorului un indiciu despre cum să folosească lista derulantă sau ce fel de valori sunt acceptate în celule.
Pentru a activa această opțiune, bifați caseta de selectare „Afișare text de ajutor pentru validare” și o casetă de text va apărea chiar sub ea. Introduceți instrucțiunile pe care doriți să le afișați în caseta de text.
După ce ați terminat cu configurarea, faceți clic pe butonul „Salvare” pentru a aplica modificările.
Cum funcționează meniul drop-down în Foi de calcul Google
Acum, listele drop-down sunt create în celula C2:C17 și când faceți clic pe o pictogramă drop-down, aceasta va afișa lista de elemente.
Acum, dacă un utilizator introduce o valoare care nu este pe listă, atunci celula respectivă este marcată ca date nevalide. Puteți observa marcatorul din colțul din stânga sus al celulei C6. Acest lucru se datorează faptului că am ales opțiunea „Afișare avertisment” în setarea „Pe date invalide” din dialogul de validare a datelor.
Și când treceți cu mouse-ul peste marcator, veți vedea mesajul de avertizare.
Acesta este modul în care creați o listă derulantă dinamică în Foi de calcul Google.
Creați un meniu drop-down introducând manual elementele în Foi de calcul Google
Dacă doriți să creați o listă derulantă statică și nu aveți lista de elemente dintr-un interval de celule din foaia de calcul, atunci puteți specifica manual elementele în caseta de dialog de validare a datelor.
Această metodă ar putea fi utilă dacă doriți doar să creați o listă derulantă simplă cu articole precum Da și Nu, Aprobat și Respins, În stoc și epuizat etc. Iată cum faceți acest lucru:
Selectați celula sau grupul de celule pentru care doriți să adăugați o listă derulantă.
Faceți clic pe fila „Date” din meniu și selectați opțiunea „Validare datelor”.
În caseta pop-up Validare date, asigurați-vă că este selectată celula sau intervalul potrivit în câmpul „Interval de celule”.
În meniul derulant Criterii, trebuie să selectați de data aceasta „Lista de articole”.
În câmpul de lângă acesta, tastați manual elementele dorite în lista derulantă și asigurați-vă că separați fiecare articol printr-o virgulă fără spațiu. Pentru exemplul nostru, dorim să afișăm genele, așa că introducem „Bărbat, Femeie și Nespecificat”.
Puteți adăuga spațiu în interiorul numelui articolului, dar nu între elemente. Elementele pot fi texte, date, numere, formule și casete de selectare.
Asigurați-vă că opțiunea „Afișați lista derulantă în celulă” este bifată. Deoarece aceasta este o listă statică și nu dorim nicio altă intrare în celulă, am selectat opțiunea „Respinge intrarea”.
După ce ați făcut modificările, faceți clic pe „Salvați” pentru a aplica.
Acum, un drop-down static este creat în fiecare celulă din intervalul selectat. Faceți clic pe pictograma drop-down sau faceți dublu clic pe celulă sau apăsați „Enter” pe celulă pentru a selecta un element.
Dacă un utilizator introduce o valoare care nu este pe listă, validarea datelor respinge intrarea și vă va afișa un mesaj de eroare. Acest lucru se datorează faptului că am ales opțiunea „Reject input” pentru „On invalid data” în validarea datelor.
Eroarea va informa utilizatorul că a introdus date nevalide într-o anumită celulă și că trebuie să introducă una dintre valorile specificate.
Editați o listă drop-down în Foi de calcul Google
Pot exista momente în care doriți să adăugați elemente noi, să modificați elemente sau să eliminați elemente dintr-o listă derulantă deja creată. De asemenea, este posibil să furnizați o nouă listă de articole unei liste derulante preexistente.
Accesați intervalul de celule sau foaia cu celulele care conține lista de elemente pe care le-ați folosit pentru lista verticală. Faceți modificările dorite la conținutul acestor celule. Puteți adăuga elemente noi, edita elementele preexistente și elimina elemente din aceste celule.
Aceasta este lista originală pe care am folosit-o pentru a crea un drop-down înainte:
Acum, am făcut câteva modificări în listă. Am adăugat un nou articol Stockholm, am eliminat Viena și am schimbat New York în New Jersey.
De asemenea, puteți edita elementele introduse manual în caseta de dialog Validare date.
După ce am editat lista de articole, lista derulantă va fi actualizată automat. Dar unele dintre intrările introduse anterior folosind meniul vertical original sunt marcate ca nevalide. Deoarece aceste valori sunt editate în listă, ele sunt marcate ca nevalide.
Acum, când faceți clic pe meniul derulant, veți primi o listă derulantă recent actualizată.
Notă: Dacă adăugați sau ștergeți elemente din listă, asigurați-vă că modificați selecția intervalului în Criteriile de validare a datelor pentru a afișa corect toate elementele în lista derulantă.
Copiați o listă derulantă în Foi de calcul Google
În loc să creați aceeași listă derulantă în mai multe foi, puteți copia rapid o listă derulantă dintr-o celulă în mai multe celule dintr-una sau mai multe foi.
Puteți utiliza metoda simplă de copiere și inserare pentru a copia rapid lista derulantă.
Pentru a face asta, selectați celula cu o listă derulantă, faceți clic dreapta și selectați „Copiere” sau apăsați „Ctrl + C”. Apoi, selectați celula sau intervalul de celule în care doriți să inserați lista derulantă, faceți clic dreapta și selectați „Lipiți” sau apăsați „Ctrl + V” pentru a lipi lista derulantă.
Dar această metodă va copia și formatarea celulelor (culoare, stil, chenar etc.), precum și intrarea în lista derulantă.
Pentru a evita acest lucru, trebuie să utilizați caracteristica specială Paste. Iată cum o faci.
Mai întâi, selectați și copiați celula (Ctrl + C) cu lista derulantă. Apoi, selectați celula/zona în care doriți să copiați lista derulantă. Faceți clic dreapta pe celulele selectate, extindeți opțiunea „Lipire specială” și selectați opțiunea „Inserare numai validarea datelor”.
Aceasta va copia lista derulantă în locația dorită.
Eliminați o listă drop-down în Foi de calcul Google
În cazul în care nu mai aveți nevoie de un meniu derulant și doriți să le ștergeți, puteți face asta cu ușurință cu câteva clicuri de mouse.
Pentru a elimina o listă derulantă, selectați celula sau celulele în care doriți să eliminați lista derulantă. Apoi, faceți clic pe meniul „Date” și selectați „Validare date”.
Acum, faceți clic pe butonul „Eliminați validarea” din partea de jos a ferestrei de dialog de validare a datelor și faceți clic pe „Salvare”.
Asta e. Listele dvs. derulante sunt eliminate. Dar vă vor lăsa cu datele pe care le-am introdus folosind acele liste derulante.
