Utilizați caracteristica Urmăriți modificările din Excel pentru a afla cine a făcut modificări în registrul de lucru, modificările pe care le-au făcut și dacă să le acceptați sau nu.
Să presupunem că ai cerut cuiva să corecteze sau să colaboreze la un registru de lucru Excel cu tine. Și poate doriți să urmăriți modificările, inserările și ștergerile care au fost făcute în acel registru de lucru partajat. Puteți face acest lucru cu ajutorul funcției de urmărire a modificărilor din Excel, puteți identifica cine a făcut modificările și ce modificări au făcut în foaia de lucru/registrul de lucru partajat.
Foile de lucru Excel nu sunt urmărite în mod implicit, așa că nu știți ce modificări au fost făcute, cine le-a făcut sau când. Dar când funcția Urmăriți modificările este activată, Excel va prezenta revizuirile efectuate de orice utilizator într-un registru de lucru. Acesta este un ghid pas la pas pentru a urmări modificările în Microsoft Excel.
Cum să activați Urmărirea modificărilor în Excel
După ce ați terminat de introdus toate datele în foaia de lucru, activați funcția „Urmăriți modificările” înainte de a partaja registrul de lucru Excel pentru revizuire. După ce termină examinarea, puteți compara datele originale cu datele modificate și apoi puteți alege să acceptați sau să respingeți modificările acestora. Apoi, puteți dezactiva Urmărirea modificărilor.
Amintiți-vă că, din punct de vedere tehnic, aceasta este o caracteristică moștenită, așa că nu veți vedea opțiunea de urmărire a modificărilor în Excel 2019 și 365. Puteți găsi această caracteristică numai în fila Revizuire a Excel 2016 și versiunile inferioare.
Pentru a activa urmărirea modificărilor în Excel, accesați fila „Revizuire” și faceți clic pe „Urmărirea modificărilor”. Apoi, selectați „Evidențiați modificările” din meniul drop-down.
Se va deschide o casetă de dialog Evidențiați modificări. În aceasta, bifați caseta de selectare „Urmăriți modificările în timpul editării”.
Acum avem trei opțiuni Când, Cine și Unde. Caseta „Când” ne permite să alegem de când dorim să urmărim modificările, alegeți între „De când am salvat ultima dată, Toate, Nerevizuite încă sau De la data (Dată specifică)”. Aici selectăm „Toate” în caseta Când.
Și alegem „Toți” în domeniul Who. De asemenea, puteți alege să urmăriți doar modificările efectuate de anumiți utilizatori sau de toți cei care au această opțiune.
Dacă doriți ca modificările să fie urmărite în întreaga foaie, pur și simplu lăsați această casetă nebifată. bifați caseta „Evidențiați modificările pe ecran” și faceți clic pe butonul „OK”.
Sau, dacă doriți să urmăriți modificările doar într-o anumită parte a foii, atunci puteți specifica intervalul de celule. Faceți clic pe caseta „Unde” și selectați intervalul de celule din foaia de lucru. Apoi, faceți clic pe „OK”.
Faceți clic pe „OK” pentru a salva registrul de lucru.
Apoi, în fila „Revizuire”, selectați opțiunea „Partajare registru de lucru”.
În caseta de dialog Partajare registru de lucru, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare „Utilizați caracteristica vechilor registre de lucru partajate în loc de noua experiență de co-autor”. Apoi, faceți clic pe „OK”.
În cele din urmă, selectați „Protejați registrul de lucru partajat” din fila Revizuire. Se va deschide caseta de dialog Protect Shared Workbook. În caseta de dialog Protejați registrul de lucru partajat, bifați opțiunea „Partajare cu modificări de urmărire” pentru a împiedica pe cineva să elimine istoricul de urmărire. Apoi, faceți clic pe „OK”.
După aceea, salvați fișierul și partajați foaia de calcul colaboratorilor dvs. pentru examinare.
Cum să vizualizați și să acceptați sau să respingeți modificările
După ce toți colaboratorii dvs. v-au examinat registrul de lucru și au făcut unele modificări, puteți alege să acceptați sau să respingeți acele modificări.
Acum, dacă se face vreo modificare în foaia de calcul, aceasta va fi afișată printr-un chenar colorat al celulei și un mic triunghi în colțul din stânga sus al celulei.
Pentru a verifica detaliile, trebuie doar să mutați cursorul peste celula cu triunghiul mic în colțul din stânga sus. Se afișează o casetă de comentarii cu care sunt modificările care au fost făcute, cine le-a făcut și când au fost făcute. Dacă mai mulți evaluatori au făcut modificări în foaia de lucru, fiecărui evaluator i se va atribui o culoare diferită a casetei.
Accesați fila „Examinare” și selectați „Urmăriți modificările” din grupul Modificări. De data aceasta, selectați opțiunea „Acceptare sau respingere modificări” din meniul drop-down.
În caseta de dialog „Selectați modificările pentru a accepta sau a respinge”, faceți clic pe „OK” pentru a continua.
Apoi se va deschide o casetă de dialog „Acceptare sau respingere modificări”, aici puteți accepta modificările una câte una sau puteți accepta/respinge toate modificările simultan. Aici, prima modificare care a fost găsită pe foaia de lucru va apărea prima. În cazul nostru, prima modificare care a fost găsită a fost că valoarea celulei B11 s-a schimbat de la 16,99 la 17,99. Odată ce o acceptați sau o respingeți, următoarea modificare se va încărca.
După ce faceți clic pe „Accept”, modificarea care a fost făcută va fi aplicată foii dvs. de lucru. Dacă o „Respingeți”, modificarea va fi inversată.
Crearea unui fișier separat pentru a lista istoricul modificărilor
În loc să vedeți modificările în aceeași foaie de lucru, puteți vedea și lista modificărilor pe o foaie de lucru separată numită „Istoric”. Foaia de istorie va enumera fiecare detaliu despre modificările care au fost făcute.
Pentru a vedea istoricul, selectați „Urmăriți modificările” din fila Revizuire și faceți clic pe „Evidențiați modificările” din meniul drop-down.
În caseta de dialog Evidențiați modificări, asigurați-vă că bifați caseta de selectare „Lista modificări pe o foaie nouă” din partea de jos înainte de a face clic pe „OK”.
Aceasta va crea o nouă foaie numită „Istoric”, care va enumera fiecare detaliu despre modificările care au fost făcute în registrul de lucru.
Doar salvați din nou fișierul pentru a elimina foaia Istoric din registrul de lucru.
Cum să dezactivați urmărirea modificărilor în Excel
După ce ați terminat cu revizuirea, puteți dezactiva funcția de urmărire a modificărilor din registrul de lucru. Aceasta va elimina toate detaliile urmărite (evidențiate pe celule) și va opri urmărirea oricăror modificări ulterioare aduse registrului de lucru.
Mai întâi trebuie să deprotejați registrul de lucru înainte de a putea dezactiva urmărirea modificărilor. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe opțiunea „Anulați protecția registrului de lucru partajat” din fila „Revizuire”.
Pentru a dezactiva modificările de urmărire, accesați fila „Revizuire” și selectați Urmăriți modificările > Evidențiați modificări.
În caseta de dialog Evidențiați modificări, debifați caseta de lângă „Urmăriți modificările în timpul editării”, apoi faceți clic pe „OK”.
Funcția Urmăriți modificările din Excel este acum dezactivată.