Utilizați setările de stare din Microsoft Teams pentru a vă informa echipa dacă sunteți disponibil
Microsoft Teams a devenit una dintre cele mai populare aplicații Workstream Collaboration. Și pentru organizațiile care îl folosesc, acum este principalul mod de comunicare între membrii echipei care depășesc e-mailul. Și pe bună dreptate. Microsoft Teams are o mulțime de instrumente pentru a face comunicarea și colaborarea mai eficiente și mai productive decât mijloacele tradiționale.
Chiar și atunci când lucrați de acasă și nu sunteți prezent în același spațiu fizic, există o mulțime de instrumente pentru a evita șansele de comunicare greșită și pentru a menține productivitatea. Un astfel de instrument pe care s-ar putea să-l fi trecut cu vederea, dar la care ar trebui să începeți să acordați atenție este diferitele setări de stare disponibile în Microsoft Teams și toate modurile în care le puteți utiliza.
Ce setări de stare sunt disponibile în Microsoft Teams
Există două tipuri de setări de stare disponibile la dispoziția dvs. în Teams – Stare prezență utilizator și Stare personalizată.
Ce este o stare de prezență a utilizatorului
Starea de prezență a utilizatorului este partea din profilul dvs. din Microsoft Teams (și, de asemenea, în Microsoft 365) care permite altor utilizatori să cunoască starea dvs. de disponibilitate. Apare sub formă de punct mic de culoare verde/roșu/galben/gri lângă fotografia de profil.
O singură privire asupra stării și alți membri ai echipei dvs. vor afla dacă sunteți online, într-o întâlnire, dacă nu fiți deranjat etc. Înțelegeți esențialul. Strict vorbind, este menit să-i informeze pe alții despre starea generală a disponibilității tale.
Ce este o stare personalizată
În afară de starea de prezență a utilizatorului, există și o stare personalizată în Microsoft Teams, pe care o puteți utiliza pentru a le informa pe alții despre circumstanța exactă a disponibilității dvs. În cazul în care starea de prezență a utilizatorului poate spune cuiva doar că sunteți departe de birou, starea personalizată poate spune motivele exacte din spatele acestei stări, cum ar fi să spuneți cuiva că sunteți plecat la prânz și vă veți întoarce într-o oră.
Este un mic mesaj personalizat pe care îl puteți afișa pentru o perioadă scurtă de timp. Alți utilizatori îl pot vedea când trec cu mouse-ul peste fotografia dvs. de profil. Și apare și când cineva îți trimite un mesaj prin chat personal sau te menționează dacă vrei.
Utilizarea setărilor de stare din Microsoft Teams
Setarea stării în Microsoft Teams pentru a indica disponibilitatea pentru alți utilizatori este destul de ușoară.
Setarea stării de prezență
S-ar putea să fi observat că, deși nu ți-ai schimbat niciodată setările de stare, există automat o schimbare a stării de prezență. Asta pentru că Microsoft Teams vă afișează automat starea în funcție de diferite circumstanțe.
Veți descoperi, de asemenea, că anumite opțiuni de stare nu sunt disponibile pentru a le seta ca stare, dar le puteți vedea ca starea de prezență a altor utilizatori. De exemplu, „Într-o întâlnire”, „Prezentare”, „Concentrare”, etc. Aceste opțiuni nu sunt doar „nu sunt disponibile” pentru dvs., ci nu sunt disponibile pentru ca oricine să le stabilească. Aceste stări sunt configurate de aplicație, adică Microsoft Teams modifică aceste stări. Le poate schimba în „Într-o întâlnire” atunci când sunteți într-o întâlnire sau „Prezentare” când partajați ecranul în întâlnire și așa mai departe.
Dar opțiunile pentru tine sunt limitate. Pentru a seta o stare de Prezență configurată de utilizator, faceți clic pe butonul de profil din bara de titlu a aplicației Teams.
Va apărea un meniu contextual. Accesați opțiunea Stare (starea curentă) din meniu.
Submeniul va apărea cu următoarele opțiuni de stare: Disponibil, Ocupat, Nu deranja, Reveniți imediat și Apare departe. Faceți clic pe starea pe care doriți să o afișați. Există, de asemenea, o opțiune „Resetare stare” dacă doriți să reveniți la starea configurată de aplicație.
Când setați singur o stare, aceasta înlocuiește starea configurată de aplicație în majoritatea cazurilor, deoarece prioritatea sa este mare. De exemplu, dacă setați starea ca „Nu deranja”, echipele nu o vor schimba în „Într-o întâlnire” sau „La apel”, așa cum ar fi procedat în mod normal.
Totuși, nu toate statuile configurate de utilizator sunt dovezi de suprareglare. Chiar dacă vă setați starea la „Disponibil”, echipele l-ar înlocui pe „Deplasat” după ce detectează inactivitate mai mult de cinci minute în cea mai mare parte a timpului.
De asemenea, atunci când setați singur un statut în Microsoft Teams, toate statele au o perioadă de expirare implicită. Prin urmare, chiar dacă uitați să vă schimbați starea, nu veți rămâne pentru totdeauna pe Nu deranjați sau Ocupat.
| Stare configurată de utilizator | Expirare implicită |
|---|---|
| Ocupat | 1 zi |
| Nu deranjați | 1 zi |
| Alții | 7 zile |
Setarea stării personalizate
Pentru a seta un mesaj de stare personalizat, faceți clic pe butonul de profil, apoi accesați „Setare mesaj de stare” din meniu.
Se va deschide caseta de redactare pentru mesajul de stare. Compuneți starea pe care doriți să o afișați altora; lungimea maximă pentru statutul personalizat este de 280 de caractere. De asemenea, poți @menționa pe cineva în starea ta.
După ce ați compus starea, bifați opțiunea „Afișați când oamenii îmi dau mesaje” dacă doriți. Când această opțiune este activată, ori de câte ori cineva vă trimite un mesaj privat sau vă @menționează pe canal, echipele vă vor afișa starea deasupra casetei de scriere. Deci, nu va exista nicio șansă în iad ca ei să rateze statutul tău și să te învinovățească mai târziu pentru că nu ai răspuns.
De asemenea, puteți seta data de expirare a statutului la a cărui finalizare, Teams vă va șterge automat starea. În mod implicit, va afișa „Azi” ca opțiune selectată. Faceți clic pe el pentru a extinde meniul drop-down. Apoi, selectați una dintre opțiunile din „Niciodată”, „1 oră”, „4 ore”, „Azi”, „Săptămâna aceasta”. De asemenea, puteți selecta „Personalizat” pentru a specifica o dată și o oră.
Acum, atingeți „Terminat” pentru a salva starea.
Starea dvs. personalizată va fi setată și vizibilă pentru alții împreună cu starea dvs. de prezență.
Bacsis: Există, de asemenea, o stare În afara biroului pe care o puteți seta în Microsoft Teams, care, poveste amuzantă, nu poate fi setată de fapt din Microsoft Teams. Citiți cum să setați în afara biroului în Microsoft Teams în postarea detaliată de blog aici.
Urmărește starea altor utilizatori în Microsoft Teams
Pe lângă stabilirea propriului statut pentru a-i informa pe alții, puteți urmări și starea altor utilizatori din organizația dvs. Când urmăriți starea unei persoane, veți primi o notificare de fiecare dată când apare disponibilă sau offline. Trebuie să recunoașteți că este mai bine să primiți notificări decât să urmăriți obsesiv și să așteptați ca acestea să apară online atunci când aveți o afacere importantă.
Faceți clic pe butonul de profil din Microsoft Teams și accesați opțiunea „Setări” din meniu.
Accesați „Notificări” din meniul de navigare din stânga.
Găsiți opțiunea „Oameni” și faceți clic pe butonul „Editați” de lângă ea.
Acum, adăugați persoana (persoanele) a cărei stare doriți să urmăriți și să primiți notificări.
Puteți opri oricând aceste notificări făcând clic pe butonul „Opriți” de lângă numele persoanei.
Setările de stare din Microsoft Teams sunt un instrument neprețuit disponibil pentru a vă asigura că nu există loc pentru comunicare greșită. De asemenea, puteți utiliza diverse setări, cum ar fi Nu deranjați sau Concentrat etc., pentru a vă asigura că vă puteți concentra asupra sarcinii în cauză și nimeni nu vă poate deranja. Încă primești mesaje de la oameni, doar nu notificări, așa că poți rămâne în zona ta.