Programați întâlniri importante, astfel încât toți membrii să poată participa
Platformele de colaborare precum Microsoft Teams au schimbat complet jocul de lucru la distanță și pe bună dreptate. Multe organizații fac trecerea de la e-mailuri la aplicații precum Microsoft Teams pentru comunicarea între colegi, datorită caracteristicilor minunate oferite de aceste platforme.
O astfel de caracteristică pe care Microsoft Teams o oferă pe care utilizatorii din întreaga lume o iubesc este capacitatea de a organiza întâlniri programate pe platformă. Pe lângă întâlnirile ad-hoc, utilizatorii pot programa și întâlniri. Anterior, doar abonații Microsoft 365 Business puteau organiza întâlniri private sau de canal programate. Dar acum Microsoft a adăugat și opțiunea pentru utilizatorii Microsoft Teams Free. Și programarea întâlnirilor în Teams cu membrii organizației, precum și cu persoane din afara (cunoscute în general ca invitați în lumea întâlnirilor Microsoft Teams) este cât se poate de ușoară.
Cum să programați o întâlnire dacă sunteți utilizator gratuit Microsoft Teams
Deschideți aplicația desktop Microsoft Teams sau accesați teams.microsoft.com. Selectați opțiunea „Întâlniri” din bara de navigare din stânga.
Notă: Dacă nu există opțiunea „Întâlniri”, încercați să vă actualizați aplicația desktop Microsoft Teams, deoarece noua opțiune abia a început să fie lansată. Dacă actualizarea la cea mai recentă versiune încă nu afișează opțiunea, singurul lucru rămas este să așteptați ca funcția să vă fie lansată.
Se va deschide fila Întâlniri. Veți vedea două opțiuni: „Întâlniți acum” și „Programați o întâlnire”. Faceți clic pe „Programați o întâlnire” pentru a deschide fereastra de planificare.
Dați un titlu întâlnirii dvs. și specificați o dată și o oră pentru durata întâlnirii. Apoi faceți clic pe butonul „Programare”.
Echipele vor programa întâlnirea. Pe ecran vor apărea câteva opțiuni pentru partajarea invitației. Puteți partaja informațiile întâlnirii prin copierea acesteia și prin trimiterea linkului prin e-mail sau prin orice aplicație de mesagerie sau puteți trimite invitația folosind Google Calendar sau Outlook Calendar creând un eveniment. Alegeți opțiunea dorită.
Notă importantă: Nu sări peste acest pas fără a copia cel puțin informațiile întâlnirii. După ce închideți această fereastră, nu veți mai putea accesa informațiile din nou. De asemenea, ar trebui să păstrați linkul întâlnirii la îndemână pentru dvs. dacă ați ales să nu creați un eveniment din calendar, deoarece în prezent, Microsoft Teams nu are un calendar încorporat pentru ca utilizatorii gratuiti să țină evidența întâlnirilor programate. Adică, nu veți putea să vă alăturați întâlnirii sau să invitați alții la întâlnirea pe care tocmai ați programat-o dacă omiteți acest pas.
În prezent, utilizatorii gratuiti pot ține întâlniri programate doar în mod privat și nu pe canale. Deci, numai persoanele cu linkul de invitare la întâlnire se pot alătura întâlnirii.
Cum să programați o întâlnire dacă sunteți utilizator Microsoft 365 Business
Abonații Microsoft 365 Business pot fie programa o întâlnire din aplicația Microsoft Teams, fie pot folosi și Outlook pentru a programa o întâlnire în Teams.
Programați o întâlnire de la Microsoft Teams
Deschideți aplicația desktop Microsoft Teams sau accesați teams.microsoft.com și conectați-vă cu contul Microsoft. Apoi, selectați opțiunea „Calendar” din bara de navigare din stânga.
În calendar, faceți clic pe butonul „Întâlnire nouă” pentru a programa o întâlnire.
Se va deschide ecranul pentru crearea unei noi întâlniri. Adăugați un titlu de întâlnire și apoi introduceți numele participanților în caseta „Adăugați participanți necesari” pentru a invita persoane.
Dacă doriți ca cineva din afara organizației dvs. să se alăture întâlnirii, introduceți adresa sa de e-mail în casetă pentru a-i trimite un link de invitație la întâlnire.
După ce ați adăugat toți participanții, setați ora întâlnirii. De asemenea, puteți utiliza „Asistentul de programare” pentru a găsi timp liber din calendarul tuturor pentru a seta o oră pentru întâlnire care să funcționeze pentru toată lumea.
Microsoft Teams permite, de asemenea, repetarea întâlnirii la un anumit program. Alegeți opțiunea corespunzătoare din meniul derulant. Dacă nu doriți să repetați întâlnirea, lăsați setarea la „Nu se repetă”.
Urmează setarea pentru „Adăugați canal” care determină setările de confidențialitate ale întâlnirii. Păstrați-l gol pentru a vă păstra întâlnirea privată. Pentru a deschide întâlnirea membrilor echipei, selectați un canal. De asemenea, puteți alege mai multe canale pentru întâlnire.
Întâlnirea va fi postată pe canalul pe care îl alegeți în fila „Postări”, unde membrii echipei pot stabili agende, partaja fișiere sau își pot adăuga comentariile.
Faceți clic pe butonul „Trimite” sau „Salvați” (oricare apare în funcție de participanți în lista dvs.) pentru a programa întâlnirea.
Programați o întâlnire a echipelor din Outlook
De asemenea, utilizatorii pot programa o întâlnire Teams din Microsoft Outlook. Deschideți aplicația Outlook și comutați la vizualizarea calendarului. Faceți clic pe pictograma „Calendar” din partea de jos a panoului de navigare din stânga pentru a comuta.
În mod implicit, Microsoft Teams are programul de completare Outlook. Faceți clic pe „Întâlnirea echipelor noi” în vizualizarea calendarului Outlook.
Se va deschide ecranul pentru programarea unei întâlniri. Setați numele întâlnirii, adăugați participanți la care să trimiteți invitațiile la întâlnire, setați ora întâlnirii și faceți clic pe butonul „Trimite” pentru a trimite invitația la întâlnire.
Notă: În prezent, utilizatorii pot programa întâlniri din Outlook, dar nu le pot avea pe niciun canal.
Organizarea întâlnirilor în Microsoft Teams este foarte convenabilă. Utilizatorii pot programa întâlniri din Microsoft Teams sau folosind aplicația Outlook. Utilizatorii Teams cu un abonament Microsoft 365 Business pot folosi, de asemenea, un asistent de programare care le permite utilizatorilor să găsească un moment pentru întâlnire care funcționează pentru toată lumea.
Planificatorul pentru utilizatorii Microsoft Teams Free este destul de simplu în acest moment, dar având în vedere că este o caracteristică nou implementată, poate că va primi actualizări importante în lunile următoare. De asemenea, puteți trimite un link de invitație persoanelor care nu fac parte din organizația dvs., astfel încât acestea să se poată alătura întâlnirii ca „Invitați”.