Formatarea condiționată vă permite să evidențiați datele importante și să aplicați o formatare specifică celulelor care îndeplinesc anumite criterii.
Formatarea condiționată a Excel este o caracteristică puternică care vă permite să schimbați formatul celulelor în funcție de o condiție (sau criterii). Formatarea condiționată ajută la evidențierea, accentuarea sau diferențierea datelor stocate într-o foaie de calcul Excel.
Toate regulile de formatare condiționată se bazează pe o logică simplă: dacă condițiile sunt adevărate, atunci se va aplica o formatare specifică; dacă condițiile sunt false, atunci formatarea nu va fi aplicată.
Formatarea condiționată vă ajută să evidențiați datele importante dintr-un set de date, să subliniați anomaliile și să vizualizați datele folosind bare de date, culori și seturi de pictograme. În acest tutorial, vom explora cum să aplicăm formatarea condiționată pentru a evidenția celulele sau intervalele de celule pe baza unei condiții.
Cum se aplică formatarea condiționată Excel
De exemplu, sunteți responsabil de gestionarea unei liste mari de inventar cu mai multe articole și cantitățile respective în stoc. Și dacă cantitatea din stoc pentru un anumit articol scade mai jos, să spunem 50, este important să o cunoașteți, astfel încât să o puteți reaproviziona.
Dacă lista de inventar are un set de date cu sute de rânduri, nu este foarte eficient să cauți rând cu rând pentru a vedea dacă există numere în acea coloană care sunt sub „50”. Acolo este utilă caracteristica Formatare condiționată. Cu câteva clicuri cu mouse-ul, puteți evidenția toate valorile dintr-o coloană care este mai mică de „50”.
Formatare condiționată cu reguli de evidențiere
În exemplul nostru, avem o foaie de lucru care conține înregistrările vânzărilor unor produse. dorim să evidențiem suma care este mai mică de 500 în vânzări.
Pentru a face asta, mai întâi selectați intervalul de celule la care doriți să aplicați o regulă (condiție). În exemplul nostru, dorim să evidențiem suma care este mai mică de 500 în coloana „Sumă”, deci selectați coloana D. Puteți evidenția valorile dintr-un interval de celule sau mai multe intervale de celule sau chiar o foaie întreagă.
Apoi accesați fila „Acasă” și faceți clic pe „Formatare condiționată”. Selectați „Evidențiați regulile celulelor” din meniul drop-down și, deoarece dorim să găsim mai puțin de 500 de valori, faceți clic pe opțiunea „Mai puțin decât”. Excel oferă șapte reguli de evidențiere prestabilite. Puteți folosi oricare dintre ele pentru a evidenția datele.
Apoi, va apărea o casetă de dialog „Mai puțin decât”. În aceasta, introduceți „500” în caseta „Format celule care sunt mai puțin decât” și selectați formatarea pentru evidențiere în meniul drop-down de lângă acesta.
Acum, celulele care conțin mai puțin de 500 în valorile lor vor fi evidențiate în formatarea aleasă.
Să vedem cum să evidențiem valorile care conțin un anumit șir de text. În exemplul următor, dorim să evidențiem toți angajații din New South Wales (NSW).
Pentru a face acest lucru, accesați fila Acasă -> Formatare condiționată -> Evidențiați reguli pentru celule -> Text care conține.
Puteți folosi alte opțiuni din meniul vertical orizontal „Evidențiați regulile celulelor” pentru a evidenția Valori duplicate, Date, Mai mari decât, Egal cu sau Între valori.
În caseta de dialog Text care conține, introduceți „NSW” în casetă și alegeți formatarea și faceți clic pe „OK”.
Rezultatul:
Formatare condiționată cu reguli de sus/de jos
Regulile de sus/de jos sunt alte reguli de formatare condiționate predefinite utile, disponibile în Excel. Aceste reguli vă permit să atrageți atenția asupra numărului de elemente de sus (n), numărul de procente de sus (n), numărul de elemente de jos (n), numărul de procente de jos (n) sau valorile celulelor care sunt deasupra medie sau sub medie.
Să presupunem că aveți nota unui student într-o foaie de calcul și doriți să aflați cei mai buni 10 performeri (top 10 clasamente) din acea listă. Cu formatarea condiționată, puteți evidenția primele 10 mărci sau primele 15 sau orice (n) număr de elemente de top. Pentru a evidenția primele 10 elemente dintr-un interval de celule, mai întâi, selectați intervalul (Total) din tabel.
Apoi, accesați „Formatare condiționată”, extindeți „Reguli de sus/de jos” și selectați opțiunea „Primele 10 articole...”.
În caseta de dialog „Top 10 articole”, modificați numărul de ranguri folosind săgețile minuscule din câmpul din stânga. Dacă doriți să evidențiați primele 20 de poziții (notă totală) din lista dvs. de note, atunci setați numărul la 20. Valoarea implicită este deja 10, așa că îl păstrăm. Alegeți formatarea celulei în câmpul din dreapta și faceți clic pe „OK”
Primele 10 note din coloana „Total” sunt evidențiate așa cum se arată mai jos.
Să presupunem că doriți să găsiți note sub medie în coloana „Examenul 1” din aceeași foaie de note. Pentru a face asta, accesați fila Acasă -> Formatare condiționată -> Reguli de sus/de jos -> Sub medie.
Puteți configura propria dvs. formatare condiționată în loc să alegeți una dintre condițiile predefinite. Pentru a vă crea propria formatare, selectați opțiunea „Format personalizat” din fereastra „Sub medie”.
Se va deschide o nouă fereastră Format Cells, aici vă puteți personaliza formatarea celulelor. Selectăm o culoare portocalie pentru a evidenția notele sub medie. Odată ce ați terminat, faceți clic pe „OK” de două ori pentru a vedea rezultatul.
Rezultatul:
Aplicați bare de date
Barele de date sunt pur și simplu bare orizontale în celulele dvs. Dimensiunea barei este relativă la valoarea celulei respectiv la valoarea altor celule din intervalul selectat. Aceasta înseamnă că valoarea barei scurte este scăzută în comparație cu alte valori ale celulei, iar o bară lungă înseamnă că valoarea este mare în comparație cu alte valori ale celulei.
Mai întâi, selectați intervalul de celule pe care doriți să le vizualizați cu barele de date.
Apoi, accesați „Formatare condiționată” în fila „Acasă”, apoi extindeți „Barele de date” în meniul drop-down și alegeți alegerea dvs. pentru bara de date.
Diferența dintre formatul Barei de date și alte formate este că se afișează în toate celulele în loc să îndeplinească o anumită condiție.
Aplicați scale de culoare
Scalele de culoare sunt foarte asemănătoare cu barele de date, deoarece ambele corelează valoarea celulei individuale cu valoarea altor celule din intervalul selectat. Cu toate acestea, barele de date vizualizează valoarea celulei după lungimea unei bare, în timp ce scalele de culori o fac cu gradienți de culoare.
Fiecare opțiune de scară de culoare folosește modele de gradient cu două sau trei culori. O culoare este alocată celor mai mari valori, o altă culoare este alocată celor mai mici valori și toate celelalte valori dintre acestea obțin un amestec al acestor două culori.
Pentru aceasta, vom folosi același exemplu pe care l-am folosit pentru barele de date. Selectați intervalul de celule, accesați Acasă -> Formatare condiționată -> Scale de culoare. Apoi, alegeți o gamă de culori din meniul derulant orizontal Scale de culori.
Când am ales prima gamă de culori, culoarea roșie este alocată la cea mai mică valoare, culoarea verde este alocată la cea mai mare valoare și toate valorile dintre acestea sunt culori alocate care sunt un amestec de culori roșie și verde (așa cum se arată mai jos). Deoarece galbenul este realizat prin combinarea roșului și verdelui la intensitate egală, celulele cu valori medii sunt alocate cu acesta.
Aplicați seturi de pictograme
Seturile de pictograme sunt o altă metodă de a vizualiza datele din interiorul fiecărei celule și de a corela celulele între ele.
Selectați celulele și faceți clic pe Acasă -> Formatare condiționată -> Seturi de pictograme. Puteți alege oricare dintre aceste seturi de pictograme care sunt mai potrivite pentru nevoile dvs. Pentru exemplul nostru, vom alege prima opțiune din Direcțional.
Săgeți roșii, galbene și verzi care indică, respectiv, articole cu preț scăzut, mediu sau mare.
Eliminați formatarea condiționată
Pentru a elimina formatarea condiționată, reveniți la opțiunea „Formatare condiționată” din fila „Acasă” și faceți clic pe „Ștergeți regulile”. Apoi, alegeți ce reguli doriți să ștergeți.
Vom alege „Ștergeți regulile din întreaga foaie” pentru a elimina toate formatările condiționate din foaia de lucru.
Acum, ați învățat cum să utilizați formatarea condiționată pentru a formata celulele cu condiția prestabilită Excel.